Необхідність наказу та документи при введенні активів в експлуатацію

1. чи потрібен наказ при введенні в експлуатацію нематеріального актива? у випадку коли не оформлювати наказ - це буде підставою для штрафу від контролюючих органів?

Рекомендуємо звернути увагу на форму № НА-1 "Акт введення в господарський оборот об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів" (затверджений наказом МФУ № 732 від 22.11.2004, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1580-04#Text).

Завичай цей акт використовують для введення в експлуатанцію нематерільних активів.

Цей акт посилається на наказ, яким створена комісія, яка оформлює цей акт № НА-1 та вводить об`Єтк в експлуатацію.

Отже, наказ може звучати як "створити комісію у складі для введення в експлуатацію НА".

При цьому такий наказ може бути один (комісія постійна) або кожен раз новий (комісії створюється тільки на введення в експлуатацію конкретного об`Єкта).

В самому акті зазвичай є:

1) підписи членів комісії

2) підпис матеріально відповідальної особи

3) головного бухгалтера

4) та директора (вгорі) який затверджує цей акт

2. при введенні мшп в експлуатацію достатньо "накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів", в якому фігурують підписанти: "видав" - "отримав". чи потрібно друкувати форму "введення в експлуатацію", в якому підписанти: комісія та отримувач мшп?

На даний момент відсутні "строгі" форми по первинному обліку МШП.

Проте, в наказі МФУ № 431від 13.12.2022 "Про затвердження типових форм з обліку та списання запасів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання" (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1692-22?find=1&text=%D0%BC%D0%B0%D0%BB%D0%BE%D1%86%D1%96%D0%BD%D0%BD#n64) вказано наступне:

"1. Накладна (вимога) застосовується для оформлення господарських операцій з руху матеріальних цінностей в межах суб’єкта державного сектору, а саме для надходження на склад матеріальних цінностей власного виробництва (готової продукції, напівфабрикатів, допоміжних матеріалів), внутрішнього переміщення матеріальних цінностей в межах суб’єкта державного сектору, їх відпуску виробничим підрозділам та іншим структурним підрозділам, що розташовані на іншій, ніж підрозділ, що їх відпускає, території. Накладна (вимога) може застосовуватися для оформлення господарських операцій з відпуску матеріальних цінностей стороннім організаціям, повернення постачальнику матеріальних цінностей неналежної якості, а також повернення матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання.

Передача в експлуатацію малоцінних та швидкозношуваних предметів оформлюється окремою накладною (вимогою).

2. Інформація про матеріальні цінності вноситься до накладної (вимоги) із зазначенням найменування або однорідної групи (виду) матеріальних цінностей, номенклатурного номера (у разі ведення обліку за номенклатурними номерами), одиниці виміру, вартості, кількості, суми. Сума податку на додану вартість зазначається суб’єктами державного сектору, які є платниками податку на додану вартість, у разі відпуску матеріальних цінностей стороннім організаціям.

3. Накладна (вимога) складається матеріально відповідальною особою, що передає матеріальні цінності, у трьох примірниках та підписується матеріально відповідальною особою, яка передає, та матеріально відповідальною особою, яка приймає матеріальні цінності, керівником (уповноваженою особою) суб’єкта державного сектору та головним бухгалтером (спеціалістом, на якого покладено виконання обов’язків бухгалтерської служби). Перший примірник накладної (вимоги) передається до бухгалтерської служби, два інших, по одному примірнику для кожного, залишаються у матеріально відповідальних осіб."

Інструкція № 291 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99#n247) визначає наступне:

"Рахунок 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети"

Цей рахунок призначено для обліку й узагальнення інформації про наявність та рух малоцінних та швидкозношуваних предметів, що належать підприємству та знаходяться у складі запасів.

До малоцінних та швидкозношуваних предметів належать предмети, що використовуються протягом не більше одного року або нормального операційного циклу, якщо він більше одного року, зокрема: інструменти, господарський інвентар, спеціальне оснащення, спеціальний одяг тощо.

За дебетом рахунку 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети" відображаються за первісною вартістю придбані (отримані) або виготовлені малоцінні та швидкозношувані предмети, за кредитом - за обліковою вартістю відпуск малоцінних та швидкозношуваних предметів в експлуатацію із списанням на рахунки обліку витрат, а також списання нестач і втрат від псування таких предметів.

З метою забезпечення збереження вказаних предметів в експлуатації підприємство повинно організувати належний контроль за їх рухом, зокрема оперативний облік у кількісному вираженні. При поверненні на склад з експлуатації таких предметів, що придатні для подальшого використання, вони оприбутковуються за дебетом рахунку 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети" та кредитом рахунку 71 "Інший операційний дохід".

Аналітичний облік малоцінних та швидкозношуваних предметів ведеться за видами предметів по однорідних групах, установлених, виходячи з потреб підприємства."

Отже, для відпуску МШП в експлуатацію може бути оформлена накладна (вимога).

Раді допомогти, звертайтесь ще!