Витрати на проїзд в відрядженні: підтвердження і валютні нюанси

Без чіткої ідентифікації витрат ми не радимо взагалі відшкодовувати такі витрати.

Згідно з пп. 170.9.2 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n21041) у разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.

Таким чином, для засвідчення вартості витрат буде потрібна виписка за картковим рахунком.
Якщо ж виписка не дає повного розуміння сутності витрат - за що саме оплачено?, тут без чека РРО/ПРРО, рахунка, квитка чи іншого документа, які міститимуть деталізацію понесених витрат, на нашу думку, не обійтись.

Наскільки нам зрозуміло, окрім виписки інших документів на проїзд не надано, тому якщо у виписці немає чіткої ідентифікації витрат (що це оплата за проїзд міським транспортом), відшкодувати такі витрат не можна, адже неможливо пов’язати їх з відрядженням.

Якщо ж ідентифікація витрат є, враховуючи використання гривневої картки, вартість електронного квитка обліковується за курсом НБУ на дату звітування працівником, а різниця курсів (НБУ та комерційного, за яким було списано кошти з картки) та / або інші комісії банку відшкодовуються як окремий елемент витрат у відрядженні.
Рекомендуємо можливість відшкодування такої різниці передбачити у положенні про відрядження.

Раді допомогти, звертайтесь ще!