Обмін документацією між підприємствами: папір та електронний формат

Так, змішаний документообіг можливий. Чистина документів складаєтсья та підпмуєтсмья в паперовій формі, а частина в електронній - так, це правмірно.

Отднак, слід розуміти, що документ , який складений в електронній формі - має електронний оргінал, а його роздруківка є лише копією, та не може використовуватися в якості оригіналу. Так само, паперовий документ, складений та підписаний у паперовому вигляді, якщо буде відсканований - то скан буде цифровою копією, але не оригіналом, і не буде електронним документом.

Застосування електронного документообігу варто закріпити наказом по підприємству, де визначити, які документи оформлюються в електронній формі, які — у паперовій. Наказ деталізує організацію документообігу, не створюючи нових норм, адже правомірність визначена законодавством.
Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» встановлює, що електронні документи, підписані КЕП, мають таку ж юридичну силу, як і паперові. Частина друга статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» прямо допускає оформлення первинних документів в електронній формі. Закон України «Про електронні довірчі послуги» також гарантує юридичну силу документів із КЕП.
Змішаний документообіг — одночасне використання паперової та електронної форм одного документа — уже реалізується, зокрема, у сфері ПДВ: паперові акти й договори, електронні податкові накладні. Це допустимо і в господарських договорах. Ось приклад положення про змішаний документообіг

Положення про документообіг

Особливості наказу про змішаний документообіг:
Уніфікація – наказ повинен охоплювати всі документи, незалежно від форми (паперові чи електронні).
Чітке розмежування – визначаються окремі розділи для електронного документообігу та паперового документообігу.
Юридична сила – обов’язково зазначається, що електронні документи з КЕП прирівнюються до паперових з підписом і печаткою.
Технічні аспекти – для електронного документообігу потрібно прописати:

програмне забезпечення (система обміну документами, наприклад M.E.Doc, Вчасно, Paperless тощо);
порядок надання та використання КЕП (хто отримує, хто відповідає за зберігання ключів);
зберігання електронних документів (архів, сервер, хмарні сервіси).
Паперовий документообіг – вказати:

порядок підписання, погодження та затвердження;
відповідальних осіб;
строки передачі до бухгалтерії та архіву;
умови зберігання.

Раді допомогти, звертайтесь ще!