Обмін документацією між підприємствами: папір та електронний формат
Так, змішаний документообіг можливий. Чистина документів складаєтсья та підпмуєтсмья в паперовій формі, а частина в електронній - так, це правмірно.
Отднак, слід розуміти, що документ , який складений в електронній формі - має електронний оргінал, а його роздруківка є лише копією, та не може використовуватися в якості оригіналу. Так само, паперовий документ, складений та підписаний у паперовому вигляді, якщо буде відсканований - то скан буде цифровою копією, але не оригіналом, і не буде електронним документом.
Застосування електронного документообігу варто закріпити наказом по підприємству, де визначити, які документи оформлюються в електронній формі, які — у паперовій. Наказ деталізує організацію документообігу, не створюючи нових норм, адже правомірність визначена законодавством.
Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» встановлює, що електронні документи, підписані КЕП, мають таку ж юридичну силу, як і паперові. Частина друга статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» прямо допускає оформлення первинних документів в електронній формі. Закон України «Про електронні довірчі послуги» також гарантує юридичну силу документів із КЕП.
Змішаний документообіг — одночасне використання паперової та електронної форм одного документа — уже реалізується, зокрема, у сфері ПДВ: паперові акти й договори, електронні податкові накладні. Це допустимо і в господарських договорах. Ось приклад положення про змішаний документообіг
Особливості наказу про змішаний документообіг:
Уніфікація – наказ повинен охоплювати всі документи, незалежно від форми (паперові чи електронні).
Чітке розмежування – визначаються окремі розділи для електронного документообігу та паперового документообігу.
Юридична сила – обов’язково зазначається, що електронні документи з КЕП прирівнюються до паперових з підписом і печаткою.
Технічні аспекти – для електронного документообігу потрібно прописати:
програмне забезпечення (система обміну документами, наприклад M.E.Doc, Вчасно, Paperless тощо);
порядок надання та використання КЕП (хто отримує, хто відповідає за зберігання ключів);
зберігання електронних документів (архів, сервер, хмарні сервіси).
Паперовий документообіг – вказати:
порядок підписання, погодження та затвердження;
відповідальних осіб;
строки передачі до бухгалтерії та архіву;
умови зберігання.
Раді допомогти, звертайтесь ще!
Відповідь від 15 хвилин!
Підключіть сервіс «Особистий консультант» та отримайте рішення всіх ваших робочих завдань від найкращих експертів-практиків країни.
Квартальний звіт для ФОП: зміни щодо найманих працівників
Питання щодо ЄСВ для ФОП після народження дитини у 2026 році
Чи платити у 2026 році ЄСВ ФОПу жінці, яка народила …
Компенсація за невикористану відпустку: умови та можливості виплати
Чи повинна жінка ФОП сплачувати ЄСВ при дитячих виплатах
Запит на доступ до консультацій за 2021-2022 роки
Чи потрібно виписувати податкову накладну при зміні системи
Виправлення помилки в ПДВ: скасування реєстрації та проводка
Обов'язок сплати ЄСВ ФОП під час лікарняного по вагітності
Який КВЕД вибрати для ФОП при інформаційних послугах
Проблеми з реєстрацією ПН через блокування РК у покупця
Право подання уточнюючого розрахунку ПДВ за заблокованими ПН
Проблеми з лікарняним: відсутність облікових даних у пацієнта
Ситуація з трудовою книжкою після звільнення: як діяти
Чи потрібно вказувати дивіденди у фінзвітності на ЄП
ТОВ на ЄП 3 гр. за результатами 9 міс. 2025 р …
Штрафи за несвоєчасну сплату ЄСВ при вчасному звітуванні
Критерії здобуття критичності для резидентів "Дія Сіті" у військовому обліку
Які критерії здобуття критичності для резидента "Дія Сіті"?

