Якщо мова про клієнтів-фізосіб, то неоподатковувана вартість подарунку складає 25% мінімальної заробітної плати, отже у 2025 році — 2000 грн (пп. 165.1.39 ПКУ).

Але при безоплатних роздачах виникає питання щодо ПДВ.

Дарувальник за всіма придбаннями для безоплатних роздач має повне право на податковий кредит на загальних підставах (пп. 198.1 — 198.3 ПКУ).

Що стосується безоплатного розповсюдження подарунків (товарів, послуг тощо), то такі операції в загальному випадку прирівнюються до операцій постачання в розумінні пп. 14.1.191 ПКУ.

При безоплатній роздачі подарунків підприємство має нарахувати ПДВ згідно з п. 188.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20231123#n4551): база оподаткування має бути не нижчою за купівельну вартість таких товарів. Отже, складається податкова накладна на нульову вартість та окрема зведена ПН на перевищення мінімальної бази оподаткування на себе.

Однак, оскільки роздача подарунків клієнтам може вважатися рекламною акцією, то в такому разі (згідно з роз’ясненням податківців https://od.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/490904.html):

якщо вартість безоплатно переданих товарів/послуг, придбаних з ПДВ, включається до складу вартості оподатковуваних операцій з постачання (реалізації) самостійно виготовлених товарів/послуг та компенсується їх споживачами (наприклад, при проведенні маркетингових/рекламних заходів), то такі товари/послуги слід вважати використаними в оподатковуваних операціях. У такому випадку передача не розглядається як окрема операція з постачання (у т.ч. безоплатного), що підлягає оподаткуванню ПДВ, і додаткового нарахування податкових зобов’язань не відбувається.
Таким чином, потрібно документально:

оформити захід як маркетингову акцію;
включити вартість витраченого у вартість реалізованих товарів/послуг.
Щодо оформлення акції — це можна зробити внутрішніми документами: наказ, план проведення рекламного заходу із зазначенням мети (покращення стосунків із клієнтами, підвищення збуту), кошторис, призначення відповідальної особи, звіт про проведення.

Проведення в обліку:

Якщо це рекламна/маркетингова акція і відповідно документально оформлена:

Дт 209 Кт 631
Дт 6442 Кт 631
Дт 6412 Кт 6442 — придбання;
Дт 93 Кт 209 — роздача.
Якщо все ж з обережності вирішено нараховувати ПДВ на безоплатні роздачі:

придбання — так само;
роздача: Дт 93 Кт 209, нарахування ПДВ згідно з п. 188.1 ПКУ:

Дт 949 Кт 6432,
Дт 6432 Кт 6412.
Щодо оподаткування фізосіб:
Вартість негрошового подарунку до 2000 грн не оподатковується. Однак для відповідного звітування має бути ідентифікація фізосіб. Ознака доходу при неоподатковуваній вартості подарунку — «160».

На практиці, звісно, ніхто не збирає персональні дані осіб, щоб подарувати магніт чи чашку. Якщо ж отримувачів подарунків не ідентифіковано (роздача невизначеному колу осіб), то ані оподаткування, ані звітування в принципі неможливе. Тому в Податковому розрахунку сум доходу, виплаченого фізособам, це ніяк не відображається.

Раді допомогти, звертайтесь ще!