Як оформити факсимільний підпис на актах виконаних робіт

Зверніть увагу на наш матеріал https://7eminar.ua/news/10457-faksimilnii-pidpis-pravila-vikoristannya-ta-xto-shhe-moze-nim-koristuvatisya та https://7eminar.ua/news/10457-faksimilnii-pidpis-pravila-vikoristannya-ta-xto-shhe-moze-nim-koristuvatisya

У п. 12 глави 8 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зазначається, що:

Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

Отже, визначено перелік документів, на яких забороняється застосування факсимільного підпису. Це:

– організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);
– розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);
– інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо).

Натомість факсиміле можна використовувати у таких документах, як договори (угоди), у тому числі зовнішньоекономічні, товарні та видаткові накладні, ТТН, акти приймання-передачі товарів, наданих послуг (виконаних робіт) тощо.

Для уникнення правових ризиків важливо правильно оформити процес використання факсиміле. Це включає підготовку не лише письмової угоди, а й видання внутрішнього наказу щодо його використання та докладної інструкції (регламенту, положення) про його застосування.

У документі слід детально визначити порядок виготовлення та знищення факсиміле, а також процедури його обліку, видачі, використання та зберігання.

Необхідно окреслити перелік осіб, які мають право застосовувати факсиміле, і тих, хто відповідає за його збереження; цей перелік має бути затверджений окремим наказом. Усі зазначені особи повинні бути ознайомлені з положенням під підпис.

Також слід передбачити перелік документів, які дозволяється підписувати за допомогою факсиміле. У цьому розділі доцільно включити застереження про те, що на окремих документах застосування факсиміле допускається лише за умови, якщо така можливість передбачена відповідним договором або угодою з контрагентом.

У документі варто регламентувати порядок контролю за цільовим використанням факсиміле, а також встановити періодичність і порядок проведення його інвентаризації.

Разом зі зручністю факсиміле має ризики.

Наприклад, у разі недотримання вимог щодо його використання можливі серйозні наслідки, зокрема визнання документа недійсним. На практиці є випадки, коли неправомірне (несанкціоноване) використання факсиміле призводило до розірвання контрактів або викликало необхідність у додаткових перевірках з боку податківців.

Ось приклади документів:
Інструкція порядок використання факсиміле директора при оформленні первинних документів
Угода про використання факсимільного підпису
Наказ про використання факсиміле директора

Раді допомогти, звертайтесь ще!