Компенсація витрат на бензин та вечерю: нюанси оформлення

Вітаю, директор був у відрядженні на власному авто, чи можна йому компенсувати витрати на бензин, як правильно все оформити, чи буде це вважатися додатковим благом? і ще, є чек з ресторану, корпоративна вечеря, чи можна компенсувати? чи потрібно прописувати в наказі? додаткове благо?

ТК

Тимур, консультант

експерт

08.09.2025 | 20:30

Очікує відповідь

Розглянемо Ваші запитання:

1. Компенсація витрат на бензин. Якщо директор вирушив у відрядження на власному автомобілі, звісно, можна відшкодувати працівнику витрати ПММ для його особистого транспортного засобу. Проте ДПС таку компенсацію вважає додатковим благом з усіма супутніми «принадами» у вигляді ПДФО та ВЗ (ЗІР, 103.02 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=27607 ).

Більше того, на цю суму доведеться нарахувати і ЄСВ як на виплату індивідуального характеру, що включається до фонду оплати праці (пп. 2.3.4 Інструкції № 5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0114-04#o21 ).

Якщо хочете уникнути оподаткування компенсаційних виплат, укладіть із директором — власником автомобіля договір оренди або договір позички транспортного засобу.

У наказі про відрядження обов’язково слід зазначити:

пункт призначення та назву підприємства, на яке відряджається працівник;

мету та строки відрядження;

факт, що відрядження здійснюється на особистому автомобілі працівника (указати марку, державний номер);

маршрут руху.

2. Компенсація корпоративної вечері. Будь-які витрати на відрядження не включають до оподатковуваного доходу працівника за наявностідокументів, що підтверджують зв’язок відрядження з господарською діяльністю його роботодавця (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965). До таких документів, зокрема, належать:

запрошення сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця;

укладені договори/контракти;

інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;

документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця.

Цей перелік документів не є вичерпним і може бути доповнений іншими підтвердженнями зв’язку відрядження працівника з госпдіяльністю його роботодавця.

При цьому не слід забувати, що включаються до оподатковуваного доходу:

вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів;

суми "чайових", за винятком випадків, коли суми таких "чайових" включаються до рахунку згідно із законами країни перебування;

плата за видовищні заходи.

Своєю чергою, доцільно оформити звіт про проведений захід. У ньому описують результати, досягнуті під час переговорів (наприклад, потенційні покупці/замовники/постачальники ознайомлені з діяльністю підприємства, підписано договори про постачання (продаж) продукції/товарів/послуг тощо).

Раді допомогти, звертайтесь ще!