Документ матиме юридичну силу за підписом посадової особи.

Печатка не є обов'язковим реквізитом документа.

Перелік реквізитів, обов'язкових для первинних документів, наведено у ст. 9 Закону від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996), а також у п. 2.3 Положення про документальне забезпечення записів бухгалтерського обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі – Положення № 88). Ні в Законі № 996, ні в Положенні № 88 печатка не фігурує як обов’язковий реквізит. Щоправда, у вищезгаданих нормах є вказівка, що залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити, зокрема, такий реквізит, як печатка. Тож слід розуміти, що у цьому разі йдеться не про обов’язковий реквізит. Крім того, у п. 2.4 Положення № 88 зазначено, що документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою (тобто необов’язково). Нагадаємо, що обов’язковість застосування печатки була скасована ще в 2014 році (Закон від 15.04.2014 № 1206-VII). Але оскільки ці зміни мали радше формальний характер, тема знайшла своє продовження в Законі від 23.03.2017 № 1982-VIII, який набрав чинності з 20.07.2017, а також https://tr.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/print-408640.html.

У разі зміни посадової особи або взаглаі ліквідацією підприємства - дійсно виникають проблеми з отриманням дубліката документа. Водночас проблем з отриманням копії — немає.

Розберімося з різницею.

Правила № 1000/5:
Оригінал службового документа — примірник документа, що має оригінальний підпис посадової (службової) особи. Якщо йдеться про паперовий документ, то це документ із «живими» підписами.
Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину. Копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку.
Дублікат документа — це повторно оформлений документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу. Зверніть увагу: дублікат має силу оригіналу. Дублікат виготовляється на такому самому бланку, що й оригінал, та містить інформацію, аналогічну інформації в оригіналі.
Тобто видача дубліката «паперового» документа передбачає повторне складання документа з «перепідписанням» його наново «живими» підписами (по суті документ складається наново). На дублікаті проставляється у правому верхньому куті відмітка «Дублікат».

Отже, якщо на момент звернення за дублікатом документа особи, які підписували «паперовий» оригінал первинного документа, змінилися — дублікати не підійдуть (інакше можуть виникнути претензії щодо реальності здійснення господарської операції). У такому разі слід оформити копію первинного документа.

Копія документа відрізняється від дубліката. Копія — це посвідчена теперішнім керівником фото- або ксерокопія. При цьому власноручно буде відтворено підпис та напис «Згідно з оригіналом» тільки тієї особи, що посвідчує. На копії пишеться, як зазначено: «Згідно з оригіналом», вказується посада, ПІБ, підпис особи, що засвідчила, та дата.

У даному випадку ви маєте справу з підприємством-правонаступником, і тому правонаступник може видати копію первинного документа, завіривши її у вказаному вище порядку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!