Транспортний засіб (ТЗ) можете орендувати разом із персоналом, що його обслуговує (ч. 2 ст. 798 ЦК).
Управління та технічну експлуатацію такого ТЗ провадить його екіпаж (ч. 1 ст. 805 ЦК). Однак витрати на утримання техніки несе орендар (ч. 2 ст. 801 ЦК). Саме орендар заправляє техніку пальним. Таке заправлення є його витратами.

Пальне, яким заправляєте орендовану сільгосптехніку з екіпажем, обліковуйте та оподатковуйте за загальними правилами. Податківці можуть тлумачити заправлення орендованої сільгосптехніки як продаж пального. Щоб уникнути такого ризику, рекомендуємо прописати в договорі, що «...право власності та/або розпорядження пальним, що передається, не переходить до орендодавця».

Аби контролювати, скільки пального використав екіпаж орендодавця, пропишіть у договорі, що за необґрунтовані витрати пального несе відповідальність орендодавець. Не зайвим буде, якщо орендар особисто контролюватиме, скільки пального витрачає екіпаж. Для цього наказом керівника признач­те зі свого боку відповідальну особу, яка контролюватиме заправлення сільгосптехніки, витрати та списання пального.

У договорі радимо зафіксувати розмір орендної плати з огляду на плановий обсяг робіт, які має виконати орендована сільгосптехніка. Якщо техніка не виконає або перевиконає таку норму — відкоригуйте розмір плати, склавши додаткову угоду до договору. Якщо встановите розмір орендної плати залежно від обсягу виконаної роботи, податківці можуть розгледіти в цьому ознаки договору підряду. А заправлення пальним техніки підрядника без реєстрації платником акцизного податку потребує одночасного виконання низки умов (пп. 14.1.212 Податкового кодексу України; ПК).

Щоб операція із заправки аграріями техніки підрядника пальним за договором підряду не була реалізацією пального, а вважалася власним споживанням, потрібно, щоб одночасно виконувалися три умови.

Умова 1. Замовники за договорами підряду не повинні здійснювати реалізацію пального іншим особам, крім реалізації бензолу поза межами митної території України в режимі експорту.

Аграрії рідко займаються реалізацією пального. Тому із виконанням цієї вимоги проблем у агротоваровиробників зазвичай не виникає.

Умова 2. Заправлення палива здійснюється в паливний бак машин, механізмів, техніки та обладнання для агропромислового комплексу, паливний бак транспортних засобів спеціального призначення або паливний бак спеціального обладнання чи пристрою, які:

— призначені для виконання робіт на землях сільськогосподарського або лісового призначення, на землях, наданих гірничим підприємствам для видобування корисних копалин та розробки родовищ корисних копалин, а також для виконання робіт з будівництва доріг;

— належать іншим особам;

— виконують роботи протягом строку дії договору підряду виключно на землях, що перебувають у власності або користуванні замовника.

Цю умову зазвичай аграріям також виконати не складно.

Головне тут, щоб:

— по-перше, пальне замовник заливав саме у бак сільгосптехніки підрядника;

— по-друге, техніка, на якій виконувалася робота, не належала замовнику. Вона має належати або підряднику, або має бути взята тим у користування в інших осіб, але не в аграрія. Тобто техніка має бути чужою. Зазвичай, так і відбувається.

Водночас інколи буває так, що аграрій передає своєму підряднику в оренду техніку і той, використовуючи її, має намір виконати роботи, які замовляє орендодавець. Так от, якщо таку техніку буде заправляти замовник-орендодавець, то він порушить цю вимогу. І заправка такої техніки буде вважатися реалізацією.

Тому якщо у вас такі тісні зв’язки з підрядником, то радимо попіклуватися, щоб підрядник не залучав техніку, орендовану у замовника, до виконання сільгоспробіт;

— по-третє, аграрій має знайти підрядника для виконання підрядних робіт на «дозволеній» землі. Для аграрія це землі сільськогосподарського або лісового призначення. В основному аграрій володіє такими землями, тому і цю умову виконати не складно.

Крім того, потрібно, щоб право власності чи користування на такі «дозволені» землі було належним чином оформлено на аграрія. Наприклад, якщо сільгоспземлю аграрій орендує, то право користування землею має бути зареєстровано в Реєстрі речових прав на нерухоме майно. Це виконати також не складно.

Водночас якщо підрядник виконуватиме роботи на землі, на яку ні права власності, ні права користування у замовника немає, то аграрій-замовник не дотримається цієї вимоги, а тому заправка техніки підрядника для виконання підрядних робіт, навіть при дотриманні всіх інших умов, точно не буде вважатися власним споживанням.

Умова 3. Транспортні засоби, що здійснюють заправлення в паливний бак машин, механізмів, техніки та обладнання для агропромислового комплексу, у паливний бак транспортних засобів спеціального призначення або в паливний бак спеціального обладнання чи пристрою, повинні бути обладнані витратомірами-лічильниками на кожному місці відпуску пального наливом з такого транспортного засобу.

А от на цій вимозі сиплеться дуже багато аграріїв.

Адже з неї випливає, що заправка техніки підрядника має відбуватиме не із стаціонарного об’єкта (стаціонарної АЗС, бочки тощо), а саме із транспортного засобу. Тобто заправка має відбуватися, наприклад, із бензовоза аграрія, який до того ж повинен бути обладнаний витратомірами-лічильниками

Добре хоча б, вимоги проводити обов’язкову реєстрацію такого обладнання ПКУ не містить.

Якщо ж заправити техніку підрядника не із бензовоза, а зі стаціонарної АЗС, то аграрій не дотримається одночасно всіх вимог, які роблять таку заправку власним споживанням. Отже, таке заправляння техніки підрядника буде вважатися реалізацією пального. А це викликає реєстрацію аграрія платником пального акцизу.

Тому той, хто хоче заправляти техніку підрядника і не реєструватися платником пального акцизу, крім дотримання всіх інших вимог, ще має роздобути бензовоз, з якого відбуватиметься таке заправлення. Якщо він у вас є, то одна проблема відпадає. Якщо ж немає, то слід або:

— відмовитися від заправки. Наприклад, можна замість договору підряду з підрядником укласти договір оренди техніки

https://7eminar.ua/news/8850-normi-vitrat-palnogo-ci-varto-na-nix-orijentuvatisya-v-obliku

https://7eminar.ua/news/2377-spisannya-paliva-na-pidprijemstvi

Раді допомогти, звертайтесь ще!