Відрядження працівника за кордоном: оформлення та витрати на подорож

Якщо працівник ще перебуває в дорозі за кордоном - значить він в цей день ще у відпустці. А відкликати з відпустки, що вже розпочалася, для відрядження - неможливо. Відкликання працівника зі щорічної відпустки допускається винятково для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їхніх наслідків, для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства (ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки та ч. 8 ст. 79 КЗпП.

Якщо припустити, що наприклад відпустка вже закінчилася, а в дорозі праціник перебував у свій перший вихдний день після відпустки - все одно виникає складнощі із відшкодуванням пального: в чинному листі ДФСУ від 31.01.2018 р. № 369/6/99-99-13-02-03-15/ІПК вказуєть: якщо працівник відбув у відрядження не з основного місця роботи, а з місця відпочинку, що підтверджено транспортним квитком, то відшкодовувана вартість цього квитка включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу працівника як додаткове благо та оподатковується ПДФО/ВЗ на загальних підставах.

Направлення працівника у відрядження на особистому автомобілі чинним законодавством взагалі не передбачено.

Якщо ж така ситуація трапляється, то немає підстав для відшкодування пального.

Якби це оформлювати правильно, потрібно було б перед документальним оформленням відрядження працівника на власному автомобілі , зробити наступні операції (на вибір):

1)укласти договір оренди автомобіля на строк відрядження;
2)ввидати наказ за заявою працівника про компенсацію за використання його автомобіля зі службовою метою (ст. 125 КЗпП);
3) укласти договір позички. За договором позички одна сторона (позичкодавець) безплатно передає або зобов’язується передати другій стороні (користувачеві) річ для користування протягом установленого строку (ст. 827 ЦКУ).

У першому та третьому випадках — автомобіль стає на період оренди чи позички службовим, і підприємство заправляє його за свій кошт, а працівник є підзвітною особою і у разі витрат на нього подає звіт та підтвердні документи, і йому відшкодовується сума. Але оренда — тільки через нотаріуса (ст. 799 ЦКУ), позичка — спірне питання (договір позички транспортного засобу, крім наземних самохідних транспортних засобів, в якому хоча б однією стороною є фізична особа, укладається у письмовій формі і підлягає нотаріальному посвідченню (ч. 4 ст. 828 ЦКУ)), та й до того ж укладання договору, коли особа та це майно перебувають в іншій країні, виключає передачу майна у позичку підприємству — оскільки неможливо його передати, тобто договір скоріш за все буде нечинним.

А в другмоу випадку - є опдаткування ПДФО та військовим збором. Тому, простіше просто виплатити ці кошти іншим способом, не зв'язуючись із відрядженням

Щодо добових , також виникає певна проблема.

В ПКУ (ст. 170.9.1) вказано, що добові не підлягають оподаткуванню в установлених сумах (0,1 мінзарплати по Україні та 80 євро за курсом НБУ на кожний день відрядження за кордоном), і на них не потрібно мати підтвердних документів — це так, але потрібно мати підтвердження перебування особи у відрядженні. А таким підтвердженням є перетин кордону.

Сума добових визначається в разі відрядження:

у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні). За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.

Вірогідно, відшкодувати було б можливо тільки готельні витрати за наявності підтвердних документів (це я про випадок, якщо відпустка дійсно закінчилася і можна взагалі говорити про відрядження!), але, напевно, ризик оподаткування та штрафних санкцій не вартий цього.

Тому, на наш погляд, доцільно надати працівникові благодійну допомогу на вирішення соціальних питань за його заявою у потрібній сумі та оподаткувати її ПДФО і ВЗ, а ЄСВ на таку допомогу, що є разовою, не нараховується (Перелік №1170, пункт 14 розділу І). Адже оподаткування виникає і так, і так, але при такому оформленні через благодійну допомогу це набагато простіше і не викликає питань при перевірці.

Раді допомогти, звертайтесь ще!