Так, потрібно, адже це відрядження

Відповідно до ст.121 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719 працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством. Це не право, а трудові гарантії відрядженим працівникам, що обов’язкові для роботодавця.

Відрядження оформлюється видання наказу про відрядження. Відповідно маєте надати директорові аванс (добові, проживання, проїзд). Можливо доплатити коштів, що не вистачило по поверненні зі відрядження.

Подбайте зарання про те, щоб за наслідками перемовин був обов’язково документ (договір, протокол намірів чи протокол намірів, що не відбулись, інше).

Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 ).

Раді допомогти, звертайтесь ще!