У нас на сайті є статті щодо питань обліку пального на підприємстві, яке використовує пальне дла заправки власних транспортних засобів - https://7eminar.ua/news/2377-spisannya-paliva-na-pidprijemstvi та https://7eminar.ua/news/1998-podoroznii-list

Для обліку руху пального (ПММ) підприємству потрібно організувати документообіг так, щоб виконувались вимоги і бухобліку, і податкового законодавства (зокрема, ст. 9 Закону про бухоблік та ПСБО 9, а також відомчих порядків щодо обліку пального).

Основні документи, які зазвичай впроваджуються:

1. Документи на надходження пального:

Видаткова накладна / акт приймання-передачі від постачальника.
ТТН на переміщення пального (форма №1-ТТН (нафтопродукт), форма згідно з наказом № 281/171/578/155 від 20.05.2008 https://zakon.rada.gov.ua/go/z0805-08).
Податкова накладна (у разі придбання з ПДВ).

2. Накази і норми:

Наказ про облікову політику (вказати порядок списання пального, способи визначення норм витрат).
Наказ про затвердження норм витрат ПММ (можна взяти з Метдичних рекомендацій https://insat.org.ua/files/services/ldvpe/6/metod.pdf та Базових норм https://insat.org.ua/files/services/ldvpe/6/baz.pdf, замовити у профльного підприємства «ДержавтотрансНДІпроект» або встановити власні за результатами випробувань).
Наказ про впровадження форм облікових документів (шляхові листи, журнали тощо).

3. Документи руху та списання пального:

Шляхові листи (типова форма скасована, але підприємство затверджує власну, яка містить реквізити первинного документа — пробіг, кількість витраченого пального, залишки).
Журнал обліку руху пального (може вестися в паперовій чи електронній формі; фіксуються прихід, витрата, залишки).
Акти списання пального — складаються на підставі шляхових листів, із розрахунком витрат за нормами.

4. Якщо є зберігання пального на підприємстві:

Акти приймання пального на склад / в ємності.
Журнал обліку нафтопродуктів (форма згідно з наказом № 281/171/578/155 від 20.05.2008 https://zakon.rada.gov.ua/go/z0805-08).
Інвентаризаційні описи пального — при інвентаризації.

5. Якщо є паливні картки або талони:

Реєстр видачі паливних карток (талонів).
Акти списання за картками (на підставі звітів постачальника пального).


Податківці звертають увагу, щоб:

були затверджені норми витрат;
первинні документи відповідали вимогам ст. 9 Закону про бухоблік;
було видно логічний ланцюг: надходження → використання → списання;
списання було підтверджене документально, а не «з повітря».

підтверджений гоподарський характер витрат (тобто, поїздки, вказані у шляхових листах, повинні мати зрозумілі господарські цілі)

Заявка на розроблення тимчасових індивідуальних базових лінійних норм витрат палива

Наказ про затвердження маршруту випробування автомобіля для визначення тимчасової індивідуальної норми витрат палива

Ексклюзивний збірник бухгалтерських зразків для списання пального на підприємстві

Звіт про використання пального автомобілем підприємства

Наказ про затвердження норм витрат пального (літній, зимній періоди)

Товарно-транспортна накладна на відпуск нафтопродуктів (нафти) 1-ТТН (нафтопродукт)

Раді допомогти, звертайтесь ще!