Корпоративні картки: правила використання, авансові звіти та документи

Передавати персоналізовану корпоративну платіжну картку іншому працівнику не можна

1.Порядок випуску та користування платіжними картками регулюється Положенням про порядок емісії та еквайрингу платіжних інструментів, затвердженим постановою Правління НБУ від 29.07.2022 № 164 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0164500-22#n21

ТОВ, як користувач зобов'язаний зберігати та використовувати платіжні картки (платіжні інструменти) відповідно до вимог законодавства України та умов договору, укладеного з емітентом, і не допускати використання платіжних інструментів особами, які не мають на це законного права або повноважень (п.136 Положення № 164). В свою чергу, працівник, як держатель платіжної картки (платіжного інструмента), має право здійснювати платіжні та/або інші операції виключно з використанням персоналізованого платіжного інструменту (платіжної картки) відповідно до договору, укладеного з емітентом (п.104 Положення № 164).

З огляду на це, передавати персоналізовану корпоративну картку іншому працівнику не можна.

Крім того, працівник, як підзвітна особа, має при звітуванні надавати виписку з карткового рахунку у разі проведення оплати платіжною карткою (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965). Якщо до підзвіту одного працівника надаватиметься виписка з картки, емітованої на прізвище іншого працівника, то у підзвітної особи виникатиме оподатковуваний дохід.

Отже, надавати дозвіл на використання персоналізованої корпоративної платіжної картки іншому працівнику не доцільно ані за банківським, ані за ПКУ.

2.Перерахування коштів на корпоративну картку працівника відображається в бухобліку проведенням: Дт 313 кт 311. Тобто факт поповнення корпоративної платіжної картки не утворює підзвіт (на відміну від перерахування на особисту платіжну картку працівника). Адже кошти знаходяться на рахунках ТОВ.

Списання грошових коштів в оплату товару чи послуг з корпоративної платіжної картки утворює підзвіт: Дт 372 Кт 313. А отже, отриманим підзвітом вважатиметься 3000 грн ,за які і має прозвітувати працівник. Решта коштів знаходяться на рахунках ТОВ.

3. Аби уникати плутанини із використанням платіжних карток (корпоративних та особистих) підзвіті, в т. у відрядженні, доцільно затвердити внутрішній документ ТОВ - Положення про використання платіжних карток (платіжних інструментів).

Раді допомогти, звертайтесь ще!