Відрядження: як закрити та що робити з авансом

Добрий день. Працівник не повернувся із закордонного відрядження, відповідно не подав авансовий звіт, не надав документи підтверджуючи його витрати у відрядженні, але є скан паспорту про перетин кордону із України, назад ні. На відрядження був перерахован аванс в який входили добові, компенсація проживання. Як в такому випадку закривати відрядженя, що робити з підзвітними коштами ?

ОК

Олена, консультант

експерт

31.07.2025 | 10:23

Очікує відповідь

Такі витрати мають оподатковуватися

Відповідно до пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 відряджений має відзвітувати із наданням підтвердних документів. Отже, якщо не надано рахунок готелю, чек ,виписка з карткового рахунку у разі використання платіжної картки, профінансована вартість проживання буде допблагом з метою оподаткування. ПДФО із коефіцієнтом 1,219512 на ставку 18%, ВЗ 5% без коефіцієнта.

Підставою для відрядження є наказ. З метою оподаткування одного наказу не достатньо. За пп. 170.9.1 ПКУ сума добових визначається в разі відрядження:

- у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

- до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку. Отже, у разі відрядження до безвізової країни відмітка в паспорті не убезпечить від оподаткування ПДФО/ВЗ добових.

На витрати виданий аванс списується за результатами звітування, приміром Дт 92 Кт 372. Отже треба визначитись:

- чи пройшов граничний термін звітування за пп. 170.9.3 ПКУ. Приміром за відрядження червня відряджений має право звітувати по 31.07.2025 включно.

- з’ясувати чому відряджений не звітує. Чи дійсно не має підтвердних документів.

За відсутності звітування із підтвердними документами списуєте добові та проживання (звісно з нарахуванням ПДФО/ВЗ) на витрати за бухдовідкою

Раді допомогти, звертайтесь ще!