Термін компенсації витрат у відрядженні: нюанси для підприємств

Доброго дня. ТОВ (заг.сист.,пдв,перевезення). Лише зараз дочитались, що компенсувати працівникові за понесені витрати (у валюті) у відрядженні за власний кошт потрібно протягом 3-х днів від дати звіту. Це стосується бюджетників чи і приватних компаній?Яке покарання за такі порушення? Так як через брак коштів на під-ві є не закритті суми по звітах директора ще з січня-лютого 2025р, думаємо як тепер краще вийти із ситуації. В який термін можна звітувати по проплачених чеках підзвітній особі-1рік? Але з іншої сторони ці витрати нам потрібні в тому періоді в собівартість..(( Буду вдячна за будь яку допомогу..

ОК

Олена, консультант

експерт

25.07.2025 | 11:13

Очікує відповідь

Термін компенсації понесених у відрядженні витрат працівнику чітко регламентований для бюджетників.

По поверненні із відрядження працівник має відзвітувати в порядку, визначеному п.170.9 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965. Якщо відрядженому аванс не видавали, термін звітування законодавчо не встановлений. Це питання корпоративного рівня, яке має бути визначено в локальних документах підприємства.

В інтересах підприємства, не затягувати термін звітування по відрядженню. Адже витрати формуються тільки по результатах звітування. А отже, невчасно прозвітовані відрядження призводять до перекосу в бухобліку. Право на звітування по відрядженню не обмежено строком 1 рік.

Отже прозвітоване відрядження без авансу утворює кредитовий підзвіт, який роботодавець має компенсувати.

Компенсація понесених витрат у відрядженні до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, виданих на відрядження передбачено в п. 19 розд. ІІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом МФУ від 13.03.1998 № 59 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#n92 . Ця Інструкція є обов’язковою для бюджетних підприємств. Решта можуть нею користуватися довідково, для складання власних локальних документів.

Контролюючі органи користаються при наданні консультацій, при найми, якщо інший термін комерційні підприємства не встановили в своїх локальних документів.

Штрафних санкцій до комерційних підприємств за недотримання цієї норми не має. АЛЕ, під час перевірки Держпраці це питання контролюється. Адже на їх думку скерування у відрядження без авансу є порушення КЗпП https://smu.dsp.gov.ua/news/inspektsiia-pratsi-informuie-shchodo-napravlennia-pratsivnyka-u-vidriadzhennia-bez-vyplaty-avansu/

А тому для роботодавця важливо, аби не затягувати термін компенсації витрат по відрядженню. При найми, такої заборгованості не має бути на момент перевірки. Інакше штрафу в 2 мінзарплати за ст.265 КЗпП не уникнути.

Раді допомогти, звертайтесь ще!