Починати слід з інвентаризації, у будь-якому випадку. Давайте розглянемо докладніше етапи дій. Відокремимо списання втраченого майна від проблеми втрати первинних документів.

Щодо майна.

Якщо ви хочете списати товарно-матеріальні цінності, які були знищені або пошкоджені внаслідок бойових дій, просто послатися на загальний лист Торгово-промислової палати (ТПП) про широкомасштабне вторгнення (ось цей https://ucci.org.ua/uploads/files/621cba543cda9382669631.pdf ) вже недостатньо. Така загальна довідка, яка справді колись визнавалася податковою як підтвердження форс-мажору, зараз майже не враховується. Податкова вимагає окрему довідку від ТПП по кожному конкретному випадку — інакше податковий кредит з ПДВ вам не визнають, а списання втрат може бути поставлене під сумнів.
Отримати таку довідку можна через регіональні ТПП — найчастіше через онлайн-звернення або офіційний запит. У заявці треба описати обставини пошкодження або знищення майна, зазначити дату, місце, які саме активи були знищені, і додати документальне підтвердження. Йдеться не лише про акти інвентаризації або накази на списання, а й про документи, які підтверджують причинно-наслідковий зв’язок між знищенням і саме бойовими діями. Ось тут https://ucci.org.ua/dokumienti-dlia-zavantazhiennia на сайті ТПП є документи для завантаження та заповнення.
Фіксація знищення здійснюється на підставі:акту Державної служби з надзвичайних ситуацій (ДСНС) або довідки Нацполіції; фото- та відеофіксації наслідків знищення; за наявності — довідки органів місцевого самоврядування. Особливу роль відіграє сертифікат Торгово-промислової палати України (ТПП), який підтверджує факт настання обставин непереборної сили. Хоча раніше податкові органи не вимагали наявності такого документа під час дії військового стану, останнім часом позиція фіскальних органів змінилася: у листі ГУ ДПС у Сумській області прямо вказано, що для уникнення нарахування ПДВ на знищене майно необхідна наявність сертифіката ТПП (лист за посиланням: https://sumy.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/print-802472.html). Це робить отримання сертифіката практично обов’язковим для правильного податкового обліку таких втрат.
Тобто якщо у вас є втрати майна через війну, обов’язково подбайте про оформлення саме конкретної довідки ТПП, а не загального документа — це зараз офіційна позиція податкової.

Підприємства, які перебувають на тимчасово окупованій території та в районах ведення воєнних (бойових) дій,
проводять інвентаризацію тільки в разі можливості безпечного та безперешкодного доступу уповноважених осіб до активів, необхідних первинних документів і регістрів бухобліку
Пряму вказівку на це містить абзац десятий п. 12 Порядку № 419 та абзац перший п. 8 розд. І Положення № 879.

Припустимо, доступ до у підприємства є.
Інвентаризацію майна з безперешкодним і безпечним доступом слід проводити станом на день установлення факту його пошкодження / руйнування / знищення в обсязі, визначеному керівником підприємства.
На підставі на підставі відповідних первинних документів (я писала - це акт ДСНС тощо) та за наявності сертифіката ТПП, який підтверджує факт настання обставин непереборної сили (форс-мажору),
керівник підприємства ухвалює рішення про:
— демонтаж і списання зруйнованих об’єктів, подальше використання яких неможливе;
— проведення відновлення (ремонту) пошкоджених будівель і споруд;
— консервацію пошкоджених об’єктів нерухомості, використання яких наразі неможливе або недоцільне;
— оцінку та оприбуткування ТМЦ, отриманих у результаті відновлювальних робіт або демонтажу знищених об’єктів.
Для визначення невідповідності активів критеріям їх визнання керівник створює інвентаризаційну комісію, а проведення інвентаризації оформлює наказом. За результатами інвентаризації інвентаризаційна комісія складає протокол, до якого додає всі матеріали інвентаризації (описи, звіряльні відомості, акти обстеження нерухомого майна тощо).
На підставі протоколу комісія складає:
— для списання ОЗ, МНМА (по кожному об’єкту) — акт на списання основних засобів або акт на списання автотранспортних засобів (можна взяти за основу форми для бюджетників із наказу Мінфіну від 13.09.2016 № 818);
— для списання ТМЦ — акт на списання довільної форми, що містить всі необхідні реквізити первинного документа. В акті зазначають найменування ТМЦ, їх кількість, вартість і причини псування.
Зазначені документи складаються у двох примірниках (один передають матеріально відповідальній особі, другий — до бухгалтерії) та підписуються членами інвентаризаційної комісії.
Результати інвентаризації показують у бухобліку відповідного звітного періоду.
До речі, доповню щодо бузгалтерських проведень. Відповідно до Інструкції 291, коректніше буде застосовувати такі разунки витрат: при списанні ОЗ - Дт976, При списання МНМА - також Дт976, при списанні товарів - ДТ947.
Якщо доступу немає.
Щоб підтвердити неможливість проведення інвентаризації, доцільно мати від органів місцевої влади відповідний акт обстеження об’єкта. Недоступне майно інвентаризують станом на перше число місяця, наступного за місяцем, у якому зникли перешкоди доступу до активів, первинних документів і регістрів бухобліку. До проведення інвентаризації недоступні знищені активи списувати не можна. Їх слід і далі обліковувати на балансі підприємства і показувати у фінансовій звітності.Інформацію про відсутність доступу до активів та первинних документів підприємства повинні розкривати у примітках до фінансової звітності.
Отже, наведу ще раз бухпроведення розширено:
При списанні ОЗ ДТ13Кт10, Дт976 Кт10.Усі витрати, пов’язані з ліквідацією ОЗ (зокрема, заробітну плату персоналу, зайнятого на проведені ліквідації ОЗ, з нарахуваннями на неї), відносять на субрахунок 976
При списанні МНМА:
списують нарахований знос за період використання МНМА: Дт 132 «Знос інших необоротних матеріальних активів» — Кт 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи» (на суму нарахованої амортизації об’єкта МНМА);
списують залишкову вартість МНМА: Дт 976 — Кт 112 (на суму залишкової вартості списаного об’єкта за її наявності)
При списанні товарів:
На підставі документів, складених під час інвентаризації, а також акта на списання списують знищені (втрачені) запаси проводкою: Дт 947 «Нестачі та втрати від псування цінностей» — Кт 20, 22, 23, 25, 26, 27, 28.

Щодо знищених (утрачених) МШП, які вже були передані в експлуатацію, при списанні жодних додаткових бухзаписів не роблять. МШП, не передані в експлуатацію і знищені на складі, списують як запаси (так само як товари чи продукцію)

Відповідно до п. 32-1 підрозділу 2 розділу ХХ Податкового кодексу України, під час дії воєнного стану товари, придбані в оподатковуваних ПДВ операціях і знищені внаслідок форс-мажору, не вважаються використаними у неоподатковуваних або негосподарських операціях. Отже, ПДВ у цьому випадку не донараховується.

Щодо втрачених орендованих ТМЦ, вони зназодилися на позабалансовому разунку, тому списання їх відбуваєтсья без проведень з балансу, де вони і не перебували, а відносини із орнедодавцем регулюються догвором орнеди, що діє відповідно що глави 58 ЦКУ.

Окремі тезиси щодо втрати первинних докумнетів.

На даний час ПКУ визначені наступні правила (п. 69.28 пр. 10 р. ХХ ПКУ):
"69.28. Установити, що до платників податків/податкових агентів, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих Російською Федерацією територіях України і не можуть пред’явити первинні документи, на підставі яких здійснюється облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, як виняток із положень статті 44 цього Кодексу застосовуються спеціальні правила для підтвердження даних, визначених у податковій звітності.
Підставами неможливості пред’явлення первинних документів є втрата (знищення чи зіпсуття) первинних документів або знаходження їх на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на тимчасово окупованих Російською Федерацією територіях України, у разі якщо їх неможливо вивезти або їх вивезення пов’язане з ризиком для життя чи здоров’я платника податків, фізичних осіб чи неможливе у зв’язку з адміністративними перешкодами, встановленими органами влади" Цим пунтком передбачається подання до ДПІ Повідомлення про неможливість вивезення документів та/або Повідомлення про втрату документів. Ці Повідомлення, якщо вони будуть враховані ДПС (Ви маєте отримати від них відповідне Рішення) звільнять Вас від вимог податківців під час перевірки вимагати первинні документи
Проте, такі норми можуть застосувати тільки ті платники, які перебували на окупованих територіях та територіях бойових дій , наразі перелік таких територій https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1668-22#n15 затверджений Наказом МІнреінтеграції № 309

Якщо ж це не так, слід діяти за загальним порядком для всіх звичанйи платників.

Якщо Ви не перебуваєте на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих територіях, включених до Переліку № 309 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1668-22#Text), то Ви не можете подати Повідомлення про знищення документів, як це передбачено п. 69.28 пр. 10 р. ХХ ПКУ.

Тому залишається лише повідомити ДПС в загальному порядку ст. 44 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20231208#n1110):

"44.5. У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пунктах 44.1 і 44.3 цієї статті, платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому цим Кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації, надано авторизацію відповідно до Митного кодексу України або дозвіл на застосування спеціальних (у тому числі транзитних) спрощень.

Платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

У разі надання платником податків у порядку та строки, визначені абзацом першим цього підпункту, повідомлення та неможливості проведення перевірки платника податків у зв’язку з втратою, пошкодженням або достроковим знищенням платником податків документів строки проведення таких перевірок (крім перевірок, визначених статтею 200 цього Кодексу) переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах визначених цим підпунктом строків, але на строк не більше ніж 120 днів.

У разі не відновлення документів, зазначених у пунктах 44.1 і 44.3 цієї статті, або їх повторної втрати, пошкодження чи дострокового знищення, що відбулися після використання платником податків права на їх відновлення у порядку, передбаченому цим пунктом, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника податків на час складення такої звітності або на час виконання ним вимог митного, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи."

Зразки:

Акт про втрату документів
Повідомлення про втрату первинних документів

Раді допомогти, звертайтесь ще!