Облік гарантійної заміни запасних частин: документи та проводки

Відповідні умови проведення гарантійної заміни запчастин та документальне оформлення вказують у договорі.

Відповідно до розд. VІІІ Правил надання послуг з технічного обслуговування і ремонту колісних транспортних засобів № 615 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1609-14#n133 встановлені гарантійні зобов’язання виконавця і їх установлення.

Якщо СТО надає послуги ремонту на замовлення третіх осіб, наприклад, за дилерським договором / договором із постачальником. З клієнтами ремонт авто яких здійснюється за таким договором складає окремий договір та інші документи. Надалі з дистриб’ютором з визначеною періодичністю (щомісяця, щокварталу тощо) складається також окремий акт про надання послуг ремонту. На підставі акту дистриб’ютор чи постачальник оплачує СТО послуги гарантійного ремонту. Також постачальнику подають звіт про здійснення гарантійних ремонтів.

Потрібно враховувати вимоги, зазначені у дилерському договорі чи договорі із постачальником, щодо процесу гарантійного обслуговування та документування.

Для проведення гарантійного ремонту постачальник здебільшого передає СТО запчастини безоплатно, про що у договорі зазначається, що право власності на запчастини, передані виконавцю робіт з гарантійного ремонту, до останнього не переходить. Також у договорі визначаються дії СТО щодо знятих дефектних запчастин – повернення постачальнику, утилізація тощо.

У такому випадку отримані від постачальника запчастини не оприбутковуються на баланс СТО і не включаються до собівартості наданих ним послуг, а обліковуються на позабалансовому субрахунку 022 «Матеріли, прийняті для переробки» (Дт 022). Для зручності обліку можна застосовувати аналітичний облік до субрахунку, наприклад: субрахунок 0221 «Обмінний фонд запчастин, отриманий від постачальника». При використанні таких запчастин для гарантійного ремонту та подання звіту постачальнику їх вартість списують Кт 0221.

Гарантійний ремонт автомобіля в облікових цілях розглядають як виконання СТО ремонтних робіт з подальшою оплатою постачальником їх вартості:

- усі витрати, пов’язані з проведенням гарантійного ремонту формують собівартість виконаних робіт за Дт 23 Кт 20, 22, 63, 66, 65, 68.

- на дату підписання акту виконаних робіт відображають дохід : Дт 361 Кт 703 та одночасно

- списують витрати, що включаються до собівартості виконаних робіт: Дт 903 Кт 23.

Зазвичай за умовами договору з постачальником СТО зобов’язаний повернути несправні запчастини, які демонтували у процесі їх гарантійного ремонту. Якщо за умовами договору заміна здійснюється безоплатно отриманими запчастинами (як зазначено вище), то дефектні запчастини теж обліковують на позабалансовому субрахунку, наприклад Дт 0222 «Дефектні запчастини, що підлягають передачі постачальнику».

Щодо обкладання ПДВ операцій з надання послуг з гарантійного ремонту податківці надавали роз’яснення у ІПК від 04.06.2020 р. № 2308/6/99-00-07-03-02-06/ІПК та у листі від 24.03.2025 р. https://zp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/881183.html : повернення зіпсованої деталі не може розглядатися як повернення товару. Тому при здійсненні операції з гарантійної заміни однієї з деталей поставленого платником обладнання розрахунок коригування до податкової накладної, що була складена за операцією з постачання такого обладнання, не складається, оскільки відсутня жодна з підстав, визначених п. 192.1 ст. 192 ПКУ (сума компенсації вартості поставленого обладнання не змінюється, обладнання постачальнику не повертається).

При здійсненні платником податку операції з повернення (передачі) власнику (споживачу) товару після проведення гарантійного ремонту об'єкта оподаткування ПДВ не виникає, а тому, обов'язок щодо нарахування податкових зобов'язань з ПДВ у такого платника за вказаною операцією відсутній.

При цьому операції платника податку з надання послуг із проведення гарантійного ремонту товарів є об'єктом оподаткування ПДВ. База оподаткування таких операцій визначається виходячи із вартості таких послуг, які оплачуються виробником товарів, щодо яких проводився гарантійний ремонт.

Таким чином, умови проведення гарантійного ремонту та отримання / повернення запчастин, документальне оформлання потрібно прописати у договорі з постачальником.

При цьому СТО потрібно враховувати вимоги, які встановлені відповідно Порядком гарантійного ремонту (обслуговування) або гарантійної заміни дорожніх транспортних засобів 29.12.2004 N 721 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0072-05#o95 , за яким роботи з технічного обслуговування ДТЗ в період гарантійного терміну експлуатації або його гарантійного ремонту здійснюються з оформленням акта передавання-приймання ДТЗ та наряду-замовлення згідно з Правилами надання послуг з технічного обслуговування і ремонту колісних транспортних засобів, затвердженими наказом Міністерства інфраструктури України від 28 листопада 2014 року N 615.

Під час приймання ДТЗ на гарантійний ремонт Виконавець у присутності Споживача перевіряє споживчі властивості ДТЗ, його укомплектованість, наявність видимих пошкоджень чи дефектів на поверхні ДТЗ, заводський номер, дату виготовлення, наявність пломб Виробника або Виконавця (за дорученням Виробника), свідоцтво про реєстрацію автомобіля або тимчасовий реєстраційний талон та Сервісну книжку та встановлює наявність заявленого недоліку.

За результатами огляду ДТЗ Виконавець оформлює наряд-замовлення на виконання робіт, необхідних для усунення виявлених недоліків.

Дата оформлення та номер наряду-замовлення, тривалість і найменування робіт із гарантійного ремонту фіксується Виконавцем у журналі обліку гарантійного ремонту ДТЗ.

Форму журналу обліку гарантійного ремонту ДТЗ наведено в додатку до цього Порядку.

Виконавець несе відповідальність за відповідність ДТЗ вимогам Виробника і нормативних документів в частині виконаних робіт, термін їх виконання та збереження ДТЗ.

Документом, який підтверджує передавання ДТЗ на гарантійний ремонт, є наряд-замовлення.

Споживач підписом у наряді-замовленні погоджує обсяги та терміни виконання гарантійного ремонту.

Після виконання робіт із гарантійного ремонту Виконавець робить відмітку в Сервісній книжці про проведення гарантійного ремонту із зазначенням номера й дати оформлення наряду-замовлення,
згідно з яким було виконано гарантійний ремонт.

Споживач підписом у наряді-замовленні підтверджує виконання гарантійного ремонту, перевірку відповідності ДТЗ вимогам нормативних документів в частині виконаних робіт, укомплектованості та отримання ДТЗ.

Другий примірник наряду-замовлення передається Споживачеві.

Під час передавання Споживачеві відремонтованого ДТЗ Виконавець у присутності Споживача проводить перевірку відповідності параметрів і споживчих властивостей ДТЗ вимогам нормативних документів, зазначених у експлуатаційній документації на ДТЗ, а також правильність внесення відповідних записів до Сервісної книжки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!