На нашу думку, потрібно оформити ЕЦП на виконуючого обов’язки директора чи тимчасово ВО директора, залежно від формулювання у наказі керівника.

Відповідно до пп. 48.5.1 п. 48.5 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1168 податкова декларація повинна бути підписана:

- керівником платника податків або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до контролюючого органу. У разі ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації безпосередньо керівником платника податку така податкова декларація підписується таким керівником.

Тобто, ЕЦП на керівника або уповноважену особу (перший підпис), а бухгалтер за наявності (другий підпис).

Роз’яснення ДПС щодо внесення змін https://zp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/771681.html

У випадку мобілізації директора, слід звернути увагу на установчі документи підприємства. Вони можуть містити інформацію про те, хто саме повинен виконувати обов’язки у разі відсутності директора через мобілізацію, або чи має директор право видавати довіреність на здійснення своїх повноважень на час його відсутності.

Якщо працівник виконує обов'язки тимчасово відсутнього співробітника, він одночасно виконує свої основні обов'язки та обов'язки за іншою посадою. За таке додаткове навантаження передбачено доплату відповідно до ст.105 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n643 .

У разі тимчасового заступництва на посаді відсутнього працівника, співробітник виконує обов'язки за іншою посадою і звільняється від виконання своїх основних обов'язків. У такому разі, йому доплачують різницю між його фактичним окладом і окладом працівника, якого він замінює.

В обох випадках, оскільки повноваження директора не припиняються, а лише виконуються іншою особою, не потрібно вносити до Єдиного державного реєстру (ЄДР) відомості щодо зміни керівника. Водночас, якщо єдиним підписантом підприємства є директор, про що зазначено у ЄДР, варто додатково видати довіреність на представлення інтересів підприємства працівнику, який буде тимчасово виконувати обов’язки директора.

Тобто, у вашому випадку потрібно перевірити, які саме права делеговано довіреністю та чи був виданий наказ на тимчасове виконання обов’язків. Також може виникнути необхідність повідомлення про підписанта держреєстратора, адже серед відомостей, які мають міститися в ЄДР щодо юридичної особи, є відомості про керівника юридичної особи та про інших осіб (за наявності), які можуть вчиняти дії від імені юридичної особи, у тому числі підписувати договори, подавати документи для державної реєстрації тощо (п. 13 ст. 9 Закону № 755).

Зміна відповідальних осіб вимагає також оновлення ЕЦП. Одним із ключових питань є передача прав на підпис документів. Закони «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» передбачають необхідність оформлення документів, що надають новому підписанту право на підпис. Електронний цифровий підпис можна отримати лише за особистої присутності підписанта.

Основні документи для отримання ЕЦП для юридичної особи включають:

– договір або картку приєднання до електронного договору;

– копію виписки з ЄДР.

Перелік необхідних документів для отримання ЕЦП на офіційному сайті КНЕДП ЦСК «Україна» https://uakey.com.ua/files/uploads/2426811181af68ab58b556f755e3648c.pdf

Після отримання ЕЦП, для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, платник (керівник) повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває платник, шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису в електронному вигляді за формою згідно з додатком 1 до Порядку № 557. https://zp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/771681.html .

Роз’яснення ДПС https://if.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/print-523706.html . Наразі діє форма Повідомлення з ідентифікатором J/F1391104 .

Якщо керівник також відповідає за бухгалтерський облік (тобто він був зазначений в формі № 1-ОПП як відповідальний за бухоблік), необхідно повідомити податкові органи протягом 10 днів з моменту змін в облікових даних платника податків. Для цього слід подати заяву для юридичних осіб за формою №1-ОПП із позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» (п. 9.3 розд. ІХ Порядку №1588).

Більше інформації https://7eminar.ua/events/3859/8504 , https://7eminar.ua/events/3911/8627 , https://7eminar.ua/news/4721-dodatki-do-deklaraciyi-z-podatku-na-pributok-pidprijemstv

Раді допомогти, звертайтесь ще!