Згідно з роз’ясненнями ДПС (https://dp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/398616.html) добові витрати з дня останньої пересадки на інший транспортний засіб (вибуття з готелю, мотелю, іншого житлового приміщення) на території України під час прямування у відрядження за кордон і до дня першої пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі, мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України (включно) під час повернення в Україну відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

У разі якщо день вибуття у відрядження або день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи збігається з днем вказаної пересадки (зупинки), добові витрати за відповідні день вибуття або день прибуття відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

У разі відсутності такої пересадки (зупинки) добові витрати відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття, – за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

Але такі роз’яснення ґрунтуються на нормах Інструкції № 59 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#Text), яка є обов’язковою лише для підприємств державного фінансування.

Оскільки норми Інструкції № 59 не є обов’язковими для приватних підприємств, вони можуть використовувати її як взірець для власного положення про відрядження. Але у такому положенні можна використати і власні правила, наприклад, завжди орієнтуватись на дату перетину кордону згідно з наданими документами (паспорт або інші).

Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n21042) фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

За відсутності підтвердних документів (якщо є тільки наказ про відрядження) сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку. (https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40109)

Граничних норм добових по Україні для приватного сектору не встановлено, тому кожен окремий роботодавець має можливість встановлювати власний розмір добових, зважаючи на наступне:
- згідно з пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965) неоподатковуваний розмір добових по Україні за добу - 0,1 від МЗП (у 2025 році 800 грн), тому у разі перевищення цього розміру сума перевищення буде базою оподаткування ПДФО та ВЗ;
- Постановою КМУ № 98 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/98-2011-%D0%BF#Text) встановлено розмір добових для бюджетних установ - 300 грн за добу. Мінсоцполітики (лист від 21.12.2016 р. № 1732/0/101-16/28) висловило свою думку, що це мінімальна державна гарантія і її не можуть порушувати також приватні роботодавці. Хоча з цим можна посперечатись, все ж обачно буде не встановлювати добові менше 300 грн.
Таким чином, встановлюючи розмір добових від 300 до 800 грн підприємство точно не порушить законодавство і не буде оподатковувати їх.

Неоподатковуваний розмір добових, який встановлено пп. 170.9.1 ПКУ для відряджень за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, в розрахунку за кожен такий день.

Тобто не вище еквівалента 80 євро за курсом НБУ за відповідний день відрядження.

Перевищення неоподатковуваної суми є доходом працівника з оподаткуванням ПДФО та ВЗ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!