Заголовок тимчасово відсутній

Строки зберігання документів на сьогодні регулюють Перелік, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012 № 578/5, та п. 44.3 ПКУ.

Наказ Головархіву «Про затвердження Переліку типових документів» від 20.07.1998 № 41 втратив чинність 01.01.2013 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0576-98#Text). Тож радимо прибрати згадки про нього у своєму наказі про облікову політику та занести положення чинних нормативно-правових актів.

Наразі строки зберігання документів регулюють:

• п. 44.3 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20250121#n1110 (ПКУ);
• Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012 № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14 (далі – Перелік № 578). Останні зміни до нього чинні з 10.02.2024.

Зокрема, згідно з п. 44.3 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20250121#n1110) платники податку на прибуток, неприбуткові організації та юрособи на спрощеній системі мають зберігати документи протягом п’яти років – 1825 днів.

Строки зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, що пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, внесків, інших обов’язкових платежів, розраховують:

• із дня подання податкової чи іншої звітності, для складення якої використали зазначені документи та/або інформацію;
• у разі її неподання – з передбаченого в ПКУ граничного строку подання такої звітності (пп. 44.3.4 ПК https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20250121#n1110; п. 2.10 Переліку № 578 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14).

Серед документів з бухгалтерського обліку та звітності, що їх підприємства мають зберігати не менше ніж п’ять років, зважаючи на примітки до статті 186 Переліку №578 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14):

· квартальна фінзвітність. За відсутності річної, так само як річну, цю звітність зберігають до ліквідації підприємства (ст. 311 Переліку №578);

· документи (акти, відомості, листи) про взаєморозрахунки між підприємствами (ст. 324 Переліку №578);

· договори, угоди (аудиторські, господарські, операційні тощо) (ст. 330 Переліку №578);

· документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт (ст. 334 Переліку №578);

· первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна та матеріалів, квитанції та накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо) (ст. 336 Переліку №578);

· регістри рахунків до оплати (ст. 337 Переліку №578);

· податкові накладні (ст. 338 Переліку №578);

· гарантійні листи (ст. 339 Переліку №578);

· документи (протоколи інвентаризаційних комісій, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, порівняльні відомості) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей тощо (ст. 345 Переліку №578);

· облікові регістри (головна книга, журнали, меморіальні ордери, оборотні відомості, інвентарні картки, розроблювальні таблиці тощо) (ст. 351 Переліку №578);

· книги, журнали, картки обліку касових документів (рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних документів, накладних тощо) (ст. 352 Переліку №578).

Повний перелік документів із бухгалтерського обліку та звітності із зазначеними строками зберігання наведений у п. 4.2 розд. I Переліку №578 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14).

Документи, пов’язані з предметом податкової перевірки, інспектування (ревізії) органу державного фінансового контролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням прийнятого за її (його) результатами рішення, зберігайте не менше ніж встановлений мінімальний строк і протягом одного року після сплину передбаченого законом строку для судового оскарження такого рішення.

Якщо оскаржили рішення перевіряльників – протягом одного року з дня, коли набрало законної сили судове рішення, яким закінчили розгляд справи. Якщо оскаржили судове рішення – протягом трьох місяців із дня, коли набрало законної сили остаточне судове рішення, подальше оскарження якого неможливе.

Документи, що стосуються звітних періодів, за які вже не можуть проводити податкових перевірок, інспектувань (ревізій), і за якими сплинув мінімальний строк зберігання, підлягають знищенню. При цьому не можна знищувати документи, які можуть знадобитися, аби документально забезпечити процес відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії рф і тимчасової окупації (п. 2.11, примітки до ст. 186 Переліку № 578 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14).

Раді допомогти, звертайтесь ще!