Заголовок тимчасово відсутній

Електронний документообіг регулюється Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text, який встановлює загальні правила створення, використання, передачі та зберігання електронних документів. Закон чітко визначає, що електронні документи вважаються повноцінними аналогами паперових за умови, що вони містять накладений електронний підпис або печатку відповідно до законодавства.

Щодо питання зберігання: електронні документи слід зберігати у форматі, що гарантує їхню автентичність, цілісність і доступність протягом усього строку зберігання. Це може бути локальний сервер, хмарне сховище або спеціалізовані системи документообігу, такі як «Медок». Головне, щоб доступ до цих документів був захищеним, а їх архівування відповідало вимогам закону. Закон про бухгалтерський облік прямо вказує: «Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки» (ч. 2 ст. 9 Закону № 996-XIV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text). Тобто, дотримання цих вимог уже забезпечує легітимність ваших електронних документів.

Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.
У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством.

Щодо укладення договорів або додаткових угод: Закон № 851-IV не зобов’язує сторони укладати окремий договір чи додаткову угоду про електронний документообіг, якщо документи підписуються кваліфікованими електронними підписами. Однак ст. 207 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#Text передбачає, що використання електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій можуть міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів або іншим чином врегульовується порядок його використання сторонами. Таким чином, укладення договору чи додаткової угоди про електронний документообіг не є обов’язковим, але може бути рекомендовано для чіткого врегулювання порядку використання електронного підпису у взаємовідносинах із контрагентами.

Отже, для ведення електронного документообігу через «Медок»:

Забезпечте правильне зберігання електронних документів, дотримуючись вимог Закону № 851-IV і Закону № 996-XIV.
Переконайтеся, що всі документи мають кваліфікований електронний підпис.
Укласти договір або додаткову угоду про електронний документообіг із контрагентами необов’язково, але бажано, щоб уникнути непорозумінь щодо правил обміну документами.

Раді допомогти, звертайтесь ще!