Можете відшкодувати згідно ПКО на проживання.

Якщо працівники розраховуються готівкою, то ФОП повинен видати фіскальний чек.

У разі прийняття готівки або картки через термінал відбувається розрахункова операція і ФОПу потрібно застосовувати ПРРО/РРО. В такому разі фіскальний чек є розрахунковим документом (ст. 2, 3 Закону № 265 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/265/95-%D0%B2%D1%80/ed20231231#n17), що підтверджує витрати покупця.

Але, з огляду на судову практику, ПКО з місця проживання підзвітної особи може бути підставою для відшкодування витрат, адже згідно абз. 2 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17) до підтвердних документів належать:

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);


• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;


• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;


• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
  інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Тобто в пп. 170.9.1 ПКУ йдеться також і про інші документи, які засвідчують витрати.

Як приклад, у Постанові Сьомого апеляційного адмінсуду від 06.02.2019 р. у справі № 0640/3871/18 зазначено, що враховуючи відсутність прямої заборони за використання ФОП квитанцій до ПКО як бланків для створення розрахункового документа таке використання є повністю правомірним на підставі ст. 51 ЦКУ.

У Постанові Сьомого апеляційного адмінсуду від 06.02.2019 р. у справі № 0640/3871/18 - квитанції до ПКО відповідають вимогам ст. 9 Закону про бухоблік та є належним доказом сплати покупцем готівкових коштів на користь підприємців.

Отже, працівники не можуть нести відповідальність за ФОП-надавача послуг, якщо він не видає фіскальні чекі.

Якщо документ має дані ФОП-постачальника, назву послуги, її вартість, дату оплати, тобто підтверджує факт оплати за послугу, його можна вважати таким іншим документом що засвідчують вартість витрат підзвітної особи.

Чи можуть податківці у разі перевірки придертися до ПКО - цього не можна виключати, все залежить від перевіряючого, але є аргументи відстояти свою позицію.

Можна ще подивитися тут (відео не нове, але аргументи можна використовувати) https://7eminar.ua/events/1974/2550.

Раді допомогти, звертайтесь ще!