Заголовок тимчасово відсутній

По замовчуванню документообіг є паперовим, якщо запроваджуєте електронний, то це варто передбачити в положенні про організацію внутрішнього електронного документообігу (ЕДО), а також в договорах з покупцями.

Впровадження ЕДО потребує часу і зусиль. Тому компанії зазвичай переходять на електронні документи поступово. Ключові аспакти впровадження ЕДО на підприємстві:

• Розробити положення про впровадження ЕДО. Компанія повинна розробити внутрішні положення і видати наказ про електронний документообіг. В них слід зазначити, які саме процеси будуть відбуватися в електронній формі, які відділи і співробітники будуть у них задіяні. Після цього потрібно ознайомити працівників компанії зі змінами в документообігу.


• Узгодити перехід на ЕДО з партнерами. Якщо компанія впроваджує зовнішній електронний документообіг, потрібно сповістити про це контрагентів і укласти з ними додаткові угоди про електронний документообіг. Використання електронного підпису допускається у випадках, які визначені законом або ж за письмовою угодою сторін (ч. 3 ст. 207 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15/conv#n1173). Якщо господарський договір про поставку уже був укладений і використовуються паперові документи, то можна укласти додаткову угоду до договору. Так як електронний документообіг це двосторонній процес, він можливий тільки після взаємної згоди сторін. Це необхідно у разі спірної ситуації електронні документи могли бути використані як беззаперечний доказ у суді.


• Обрати провайдера ЕДО. Сьогодні провайдери пропонують різні системи електронного документообігу (СЕД) для різних потреб бізнесу. Обирайте виходячи з індивідуальних потреб компанії.


• Розробити план впровадження системи електронного документообігу. Він включає технічне впровадження СЕД, навчання співробітників тощо.


• Отримати кваліфіковані електронні підписи для всіх відповідальних співробітників. Для зовнішнього документообігу (підписання договорів, первинних документів тощо) використовують посадові КЕПи. Кадрові документи можна підписувати КЕПом фізичної особи.

Див. дод. Ексклюзивна добірка зразків для бухгалтера «Електронний документообіг на підприємстві» https://7eminar.ua/documents/download/10414

Наказ про організацію ведення документообігу в електронній формі Наказ про організацію ведення документообігу
в електронній формі

Положення з документування управлінської інформації в електронній формі й організації роботи з електронними документами в діловодстві

Положення про електронний документообіг ТОВ

Підставою може бути виробнича необхідність, автоматизація бізнес-процесів, економія часу, Закон Про електронні документи та електронний документообіг 851 https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15

Раді допомогти, звертайтесь ще!