Заголовок тимчасово відсутній

що ні Закон про РРО, ні Положення №148 не допускають можливості оформлення (видачі) дубліката документа замість втраченого оригіналу. Проте законодавство не забороняє оформити інший документ, наприклад, видаткову накладну на товар.

Зважаючи, що навіть якщо працівник використав власні кошти на госппотреби підприємства, працівник здійснив дії в інтересах підприємства, тому роботодавець зобов'язаний відшкодувати працівнику витрати, понесені ним у ході виконання доручення (ст. 1007 ЦКУ).

Також, працівник, який придбаває товари за власні кошти, діє від імені підприємства, тож усі первинні документи (накладна, податкова накладна, товарний чек, квитанції, розрахункові квитанції тощо) повинні бути складені не на його ім'я, а на ім'я підприємства. Таким чином, якщо окрім чеку, надані інші первинні документи (накладна від постачальника, ПН тощо), то такі витрати роботодавець повинен компенсувати працівнику.

Якщо первинних документів не буде (зокрема, якщо не вдасться дістати накладну або інший документ, що замінює собою втрачений чек), то податківці не визнають такі господарські витрати. Відповідно, вони будуть наполягати на оподаткуванні суми, яка виплачена працівнику за авансовим звітом без достатнього документального підтвердження – як надміру витрачені підзвітні кошти.

Тому в даному випадку можливі такі варіанти:

1) За наявності первинного документа, що підтверджує понесені витрати (зокрема, видаткова накладна на товар) – товар оприбутковується за авансовим звітом, ПК з ПДВ визнається за загальними правилами за зареєстрованою ПН;

2) За відсутності первинного документа працівнику можна відшкодувати витрачені кошти за рішенням керівника, але з оподаткуванням ПДФО та військовим збором. ПДФО та ВЗ утримуються з суми, що належить до виплати працівнику. Товар можна оприбуткувати на підставі акта, який складається комісією у складі працівника, матеріально відповідальної особи та третього члена комісії, який може бути керівником підзрозділу, де приймається товар. Це як один з можливих варіантів складу комісії, на практиці він може бути й іншим.

3) За відсутності первинного документа керівник приймає рішення про те, що працівнику не будуть відшкодовуватись кошти, а придбаний товар не буде оприбутковуватись в обліку. В цьому разі авансовий звіт від працівника не приймається, в бухобліку не здійснюються записи щодо придбання товару, заборгованість перед працівником не виникає.

Якщо СГ все ж вирішив підтвердити придбання пального водієм, потрібно виконати такі дії. Передусім водій має написати пояснювальну записку з викладенням обставин загублення фіскального чека (якщо він зрозуміє, що гроші на придбання пального йому не повернуть, то погодиться таку записку написати).

Потім бухгалтер СГ-покупця долучить пояснювальну записку та Бухгалтерську довідку, в якій буде описано обставини справи, до своїх первинних документів. Є ймовірність, що під час перевірки ревізори не погодяться, що це є належними первинними документами. Тоді треба послатися на ст. 4 Закону № 996, відповідно до якої бухгалтерський облік та фінансова звітність ґрунтуються на принципі превалювання сутності над формою – операції обліковуються відповідно до їх сутності, а не лише виходячи з юридичної форми. Тобто СГ, дійсно, отримав пальне та використав його в своїй господарській діяльності, а неналежний вигляд реального фіскального чека не може бути підставою для позбавлення СГ витрат. У найгіршому разі справа дійде до суду, де обставини справи встановлюються, зокрема, показаннями свідків, тобто водія.

Раді допомогти, звертайтесь ще!