Заголовок тимчасово відсутній

Основою організації електронного документообігу є:

Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996 Даний закон визначає, що первинні документи можуть складатися як у паперовій, так і у електронній формах. При застосуванні електронної форми мають дотримуватися вимоги законодавства про електронні документи та електронний документообіг (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, див. також два закони нижче);
Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88 У п. 2.1, п. 2.3 і п. 2.12 Положення № 88 продубльовано згадані норми Закону про бухоблік;
Закон «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851 ;
Закон «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155 Даний закон визначає правила використання електронного підпису, без якого електронний документообіг просто неможливий;
Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.2014 р. № 1886/5 (далі – Порядок № 1886/5).

Зміни в облікову політику , якщо в ній попередньо не було ствердження, що всі документи виключно в паперовій формі - вносити спеціально з цього приводу не потрібно. Адже електронний документ визнається законами, і його невизнання буде порушенням, а не навпаки.Використовувати електронні документи дозволяє Закон про бухоблік. Тому сам факт можливості використання електронних документів - це очевидна річ, яку можливо в обліковій політиці не повторювати, якщо загалом облікова подітика будується на засадах Закону 996.

Зберігання

Наказом № 1886 затверджено Порядок роботи з електронними документами в діловодстві та їх підготовки до передачі на архівне зберігання. При цьому дотримується єдиний підхід до роботи з документами – незалежно від того, у якій формі вони створені (паперовій чи електронній).
Електронні документи повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дозволяє перевірити їхню цілісність на цих носіях. Строк їх зберігання повинен бути не менше строку, установленого законодавством для відповідних документів на папері. Якщо існує ймовірність того, що документи не збережуться на електронних носіях протягом усього встановленого строку, підприємство зобов’язане продублювати їх на декілька електронних носіїв або зберігати у вигляді паперової копії (ст. 13 Закону № 851).

часткове застосування електронного та папервого документообігу можливе.

Щодо впровадження підписання документів із контрагентами, слід враховувати, що

Слід попередньо у договорі прописати такий варіант документообігу. Використання електронного підпису допускається у випадках, які визначені законом або ж за письмовою угодою сторін (ч. 3 ст. 207 ЦК). Якщо господарський договір про поставку уже був укладений і використовуються паперові документи, то завжди можна укласти додаткову угоду до договору. Необхідно це, аби у разі спірної ситуації електронні документи могли бути використані як беззаперечний доказ у суді.
навіть якщо в договорі (угоді) є домовленості про електронний документообіг партнер усе одно може вимагати надання паперової копії електронного документа (ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік). Одна такий документ у такому разі матиме статус лише копії, а не оригіналу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!