Заголовок тимчасово відсутній

При використанні електронних документів в обігу зі своїми зовнішніми партнерами, наприклад покупцями та продавцями, краще попередньо у договорі прописати такий варіант документообігу. Справа в тому, що використання електронного підпису допускається у випадках, які визначені законом або ж за письмовою угодою сторін (ч. 3 ст. 207 ЦК). Якщо господарський договір про поставку уже був укладений і використовуються паперові документи, то завжди можна укласти додаткову угоду до договору. Необхідно це, аби у разі спірної ситуації електронні документи могли бути використані як беззаперечний доказ у суді. При цьому зверніть увагу:

• юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму (ст. 8 Закону № 851). Однак суд може апелювати до того, що застосування електронної форми є зміною умов договору, а це може бути лише у тій самій формі, у якій такий договір укладався, тобто паперовій (є постанова ВСУ від 28.12.2019 р., ЄДРСР, № 86717260). Таким чином, може виникнути спірна ситуація;
• якщо у договорі не вказано прямо про можливість використання електронних документів, то контрагент може завжди вимагати надання паперових документів, адже далеко не всі контрагенти хочуть використовувати електронні системи документообігу, аби приймати ці електронні документи. І відмовити партнеру у такій вимозі – не можна, слід надати паперові документи, так як це є обов’язком підприємства (див. ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік);
• навіть якщо в договорі (угоді) є домовленості про електронний документообіг партнер усе одно може вимагати надання паперової копії електронного документа (ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік). Одна такий документ у такому разі матиме статус лише копії, а не оригіналу.

Щоб перейти на ЕДО потрібно зробити кілька простих кроків:

1. Отримати електронні підписи КЕП на співробітників, які задіяні в обміні документів.
2. Внести зміни в облікову політику «про порядок переходу компанії на електронний документообіг».
3. Узгодити перехід на ЕДО з постійними контрагентами, для цього:Сповістити своїх контрагентів.
4. Внести зміни в договори контрагентів.
5. Надати перелік переваг, які отримає кожна сторона при переході на ЕДО.

Раді допомогти, звертайтесь ще!