Заголовок тимчасово відсутній

Оформлювати користування авто, власником якого є працівник, у господарській діяльності підприємства-роботодавця – обов’язково.
Є на вибір три варіанта:
1) договір оренди;
2) договір позички автомобіля;
3) поїздка з подальшою виплатою компенсації. Питання виплати компенсації працівникові за використання власного автомобіля зі службовою метою не врегульоване. Але стаття 125 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n732) передбачає, що працівники, які використовують свої інструменти для потреб підприємства, мають право одержати компенсацію за їх зношування (часто – у розмірі амортизації авто). Розмір і порядок виплати такої компенсації, якщо вони не встановлені нормативно, на свій розсуд визначає власник або уповноважений ним органом за погодженням із працівником. Поняття «компенсації за використання особистого транспорту» містить і п. 3.22 Інструкції № 5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0114-04#o21). При цьому вона не належить до фонду оплати праці. Тому вважаємо, що можна виплачувати працівникові компенсацію за використання власного автомобіля на підставі ст.125 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n732). Радимо таку умову прописати у трудовому договорі. Щоб отримати компенсацію, працівник подає заяву. На її підставі підготуйте наказ по підприємству. У наказі зазначте, за що виплачуєте компенсацію, кому, скільки і в які строки.
І оформлювати подорожні листи теж в цьому разі обов’язково. Адже потрібен документ що підтверджує витрати пального. Інакше – вартість спожитого і непідтвердженого документально пального у відрядженні вважатиметься оподатоквуваним ПДФО з натуркоефіцієнтом та ВЗ доходом (пп.164.2.11, пп.170.9.1 ПКУ).
Попри відміну офіційно затверджених первинних документів на списання пального ДПС усе одно бажає документального оформлення. У цьому можна переконатися у листі ДФС від 02.11.2015 р. № 23178/6/99-99-02-02-15.
Підприємствам не залишається нічого, як впроваджувати “свої” форми первинних документів, але роблять це знову ж на основі колишніх подорожніх листів. Подорожній лист – це єдиний документ, який може підвередити роботу автомобіля і такі технічні нюанси, як робочий пробіг, кількість палива до та після поїздки та кількість залитого палива. Заповнення здійснюється водієм на основі показників одометра та датчика рівня палива в автомобілі. Взяти його форму можна уже готову з “недіючих” нормативних документів:
- наказу Мінтрансу від 29.12.1995 р. № 488/346 (вантажні автомобілі);
- наказу Держкомстату від 17.02.1998 р. № 74 (легкові автівки).
Крім того, на нашу думку, подорожній лист здатен підтвердити факт перебування працівника у відрядженні. Але радимо його оформлювати разом з роздруківкою маршруту з GPS-навігатора (який варто встановити). У протилежному випадку – факт перебування працівника у відрядженні підтвердить посвідчення про відрядження.
Для виплати добових достатньо наказу про відрядження.
А от для їх неоподаткування ПДФО та ВЗ – треба підтвердити фактичне перебування працівника у відрядженні.
Із 01.04.2023 року фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні) – пп.170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text).
Якщо подібних документів не буде для підтвердження факту перебування працівника у відрядженні (у т.ч. у разі призупинення відрядження на період тимчасової непрацездатності), виплачені добові потрібно оподаткувати ПДФО та ВЗ.
При цьому, що відноситься до «та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні)» не пояснено ні в ПКУ, ні на рівні роз’яснень ДПС.
За відсутності названих документів (якщо наприклад, відрядження було на один день і на службовому авто тощо), на нашу думку, факт перебування у відрядженні, на нашу думку, має підтверджувати двосторонній (посвідчення про відрядження, де є печатка приймаючої сторони, накладна, ТТН, подорожній лист з роздруківкою маршруту з GPS-навігатора тощо), а не односторонній документ (наприклад, внутрішній звіт про відрядження, який складає сам відряджений працівник, подорожній лист без роздруківки маршруту з GPS-навігатора тощо). Раді допомогти, звертайтесь ще!