Заголовок тимчасово відсутній

Щодо копії електронного документу : достатньо роздрукувати такий документ та квитанцію з інформацією про підпис, чи треба користуватися ДСТУ 4163:2020 (Згідно з оригіналом
Бухгалтер Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Дата Відбиток печатки) ?

ТК

Таїса, консультант

експерт

02.05.2023 | 10:41

Очікує відповідь

Залежно від мети друкування електронного документу, можна виділити такі основні варіанти .

Для того, щоб документ (паперовий або електронний) мав юридичну силу, він повинен містити підпис відповідальної особи. Паперові документи, ясна річ, підписує людина власноруч, а ось електронні документи завіряються електронним підписом, прирівняним до власноручного.

Накладення електронного підпису, при створенні електронного документа - це останній етап, поки документ не підписаний, він не має юридичної сили.

Електронний підпис містить дані посадової особи та потрібен для ідентифікації підписанта.

Законодавством не передбачено роздрукування електронних документів в обов'язковому порядку. Однак, в разі перевірки податковий інспектор має право затребувати у вас копію електронного документа, тобто його роздруківку. Після того як ви надрукуєте документи, їх потрібно підписати та завірити вашою печаткою (якщо використовуєте). Щодо порядку підготовки документів постійного і тривалого строків зберігання для архіву / архівного підрозділу підприємства.

Важливо пам’ятати: для електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання обов’язково створюють копії з паперовим носієм інформації. Створення електронної та «паперової» форм документа може відбуватися як одночасно, так і в різний час.

У будь-якому разі оформлення копії електронного документа завершується накладанням КЕП особи, яка засвідчує її. Порядок засвідчення копій електронних документів на папері (із визначенням особи, якій надано право засвідчувати ці копії) має бути регламентований в індивідуальній інструкції з діловодства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!