Заголовок тимчасово відсутній

Документи повинен засвідчувати працівник кадрової служби або інша відповідальна особа.Порядок формування особових справ та право засвідчення копій особистих документів доцільно регламентувати в локальному нормативному акті, наприклад, в інструкції з діловодства або інструкції з кадрового діловодства.

У п. 8 гл. 11 розд. ІІ Правил № 1000/5 вказано: Копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку.

Напис про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа «Підпис». Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи (за наявності).

Отже, на кожній копії має бути відмітка інспектора з кадрів (або іншого уповноваженого працівника) «Згідно з оригіналом», оформлена за вищенаведеними правилами. Тоді як печатка проставляється за наявності і якщо це передбачено Інструкцією з діловодства на підприємстві.

Згідно з пунктом 2 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5 не допускається включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню, утім, той же пункт містить настанову, що у справи слід вміщувати лише оригінали або за їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів.

Законодавство не містить тлумачення терміна «особисті документи». Утім, у пункті 3.20 Національного стандарту України «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» (ДСТУ 2732:2004), затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 28.05.2004 № 97, подано визначення поняття «особовий документ» — документ, що посвідчує особу власника, його права, обов’язки, суспільний стан, а також може містити біографічні і (або) інші відомості про нього.

Раді допомогти, звертайтесь ще