Заголовок тимчасово відсутній

Електронні документи.
Добрий день. Підприємство на електронний документообіг не переходило, але деякі контрагенти не мають можливості відправити в паперовому вигляді і відправляють електронні документи програмою Медок. Чи можна використовувати змішаний документообіг (електронні і паперові)? Чи можна вважати роздрукований електронний документ з відбитком електронного підпису рівноцінний паперовому? Дякую.

ТК

Таїса, консультант

експерт

29.03.2023 | 13:04

Відповідь надано

Змішаний документообіг можливий між партнерами. Е-документи певної категорії потребують наявності роздрукованого паперового примірника. Детально нижче:

Щодо змішаного документообігу з партнерами

Особливості документообігу з партнерами Ви фіксуєте у договорі або додатковій угоді, де варто прописати можливості паперового та електронного, можна зробити розбивку по видах документів, узгодити вид програмного забезпечення, який буде використовуватися двома сторонами.

Згідно з Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 (далі — Порядок № 1886/5), електронний документ має бути оформлений за загальними правилами документування і містити реквізити, передбачені для аналогічного документа з паперовим носієм інформації. Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих електронних документів здійснюється за допомогою електронних засобів документування інформації з урахуванням вимог ДСТУ 4163:2020. Електронний документообіг підприємства доцільно зафіксувати в індивідуальній інструкції з діловодства або в іншому локальному нормативному акті — з урахуванням структури організації, обсягу документообігу та наявних технічних можливостей. Щодо наявності роздрукованого електронного документу:

Законодавством не передбачено роздрукування електронних документів в обов'язковому порядку. Однак, в разі перевірки податковий інспектор має право затребувати у вас копію електронного документа, тобто його роздруківку. Після того як ви надрукуєте документи, їх потрібно підписати та завірити вашою печаткою (якщо використовуєте). Щодо порядку підготовки документів постійного і тривалого строків зберігання для архіву / архівного підрозділу підприємства.

Важливо пам’ятати: для електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання обов’язково створюють копії з паперовим носієм інформації. Створення електронної та «паперової» форм документа може відбуватися як одночасно, так і в різний час.