Утримання із зарплати: як не порушити закон

Утримання із заробітної плати працівника – одна з найбільш чутливих тем для бухгалтерів і роботодавців. Помилка тут може коштувати не лише конфлікту з працівником, а й перевірок, штрафів та судових спорів. Розбираємося на практиці: коли утримувати можна, а коли – категорично ні.

Головне правило просте: роботодавець не може просто так «зняти» гроші із зарплати. Для цього потрібна чітка законна підстава. Саме тому стаття 127 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) встановлює вичерпний перелік підстав, коли утримання для погашення заборгованості працівника перед підприємством є законним. Будь-які інші підстави, навіть якщо вони прописані у внутрішніх документах або трудовому договорі, юридичної сили не мають.

 

Що дозволено утримувати законно

Отже, роботодавець може здійснювати утримання лише у випадках, прямо визначених законом, зокрема:

• податки та обов’язкові платежі;
• аліменти та виконавчі документи;
• повернення авансів і підзвітних сум;
• переплати через лічильні помилки;
• відшкодування шкоди (за встановленою процедурою);
• невідпрацьовані дні відпустки при звільненні.

Що стосується податків та обов’язкових платежів, роботодавець утримує із зарплати працівника і перераховує державі. Це, зокрема, ПДФО та військовий збір – тут усе чітко визначено законом.

Аліменти та інші утримання за виконавчими документами проводяться для того, щоб виконати зобов’язання працівника перед іншими людьми або органами (наприклад, виплата аліментів за рішенням суду).

А от інші види утримань із зарплати – це вже окрема тема, і їх можна робити лише за спеціальними правилами, про які варто поговорити детальніше.

 

Повернення коштів працівника підприємству

Йдеться про аванс, якщо працівник отримав кошти наперед, але виникла необхідність їх повернення, утримання можливе.

Сюди входить:

• аванс у рахунок зарплати;
• невитрачені підзвітні кошти (відрядження, госппотреби);
• суми авансу, видані помилково.

Важлива умова: працівник не повинен заперечувати суму і підставу утримання

Тобто, якщо працівник не повернув вчасно аванс, виданий на відрядження або під звіт, роботодавець може провести утримання тільки на підставі наказу (розпорядження).

Але для цього обов’язково мають бути одночасно виконані дві умови:

• працівник не заперечує ані підставу, ані суму утримання;
• з моменту, коли кошти мали бути повернуті, минуло не більше одного місяця.

Бажано зафіксувати згоду працівника письмово, щоб уникнути спорів у майбутньому.

Якщо хоча б одна умова не виконана – роботодавець не має права утримувати кошти самостійно. У такому випадку залишається лише судовий шлях (ст. 232 КЗпП), і звернутися до нього можна протягом одного року.

 

 

Зайво виплачена зарплата

Саме ця ситуація найчастіше викликає суперечки. Якщо працівнику помилково переплатили зарплату, роботодавець не завжди має право автоматично утримати ці кошти назад.

Все залежить від типу помилки.

Утримання можливе лише якщо була лічильна (арифметична) помилка.

Лічильна помилка – це арифметична помилка пов’язана з обчисленням, наприклад:

• механічні помилки – недостовірні дані;
• арифметичні помилки;
• помилки через збій бухгалтерської програми;
• некоректне застосування формул розрахунку.

У такій ситуації:

• роботодавець видає наказ про утримання;
• строк для його оформлення – 1 місяць з дня виплати.

Важлива відмінність: згода працівника в цьому випадку не потрібна.

Якщо роботодавець не встиг видати наказ у межах місяця, можливість примусового утримання фактично втрачається.

Судова практика зазвичай стає на бік працівника, і повернення коштів можливе лише:

• добровільно,

або

• за згодою працівника.

Нелічильна помилка – це вже не арифметика, а неправильне застосування норм:

• неправильне застосування нормативної бази, законів та підзаконних актів;
• помилкове застосування колективного договору або положень про оплату праці;
• невірно трактування внутрішніх наказів роботодавця.

Якщо помилка нелічильна – гроші повертаються лише добровільно працівником. Вам потрібно буде поговорити з працівником, і якщо він погоджується, то ситуація вирішується просто:

• кошти повертаються до каси,

або

• подається заява про утримання із зарплати.

Це найменш конфліктний варіант для обох сторін.

У разі нелічильної помилки та відмови працівника повернути кошти ситуація ускладнюється. У таких випадках стягнення через суд часто є малоперспективним. Причина – стаття 1215 Цивільного кодексу України.

Вона прямо говорить: безпідставно отримана зарплата не підлягає поверненню, якщо:

• роботодавець виплатив її добровільно;
• рахункової помилки не було;
• працівник не діяв недобросовісно.

Тобто якщо бухгалтер сам припустився нелічильної помилки, повернути гроші буде майже неможливо. У такій ситуації часто доводиться вирішувати питання вже з працівником, який допустив цю помилку всередині підприємства.

 

Відпускні та звільнення

Ще одна законна підстава для утримання – невідпрацьовані дні відпустки. Якщо працівник звільняється до завершення робочого року, за який уже використав щорічну відпустку, роботодавець має право утримати відповідні суми. Таке утримання здійснюється на підставі наказу (розпорядження). Але тут є винятки. Стаття 22 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» містить перелік випадків, коли такі утримання проводити не можна. Саме на цьому бухгалтери часто помиляються.

 

Відшкодування шкоди

Окремо оформлюється утримання у разі завдання шкоди підприємству. Якщо сума не перевищує середній заробіток працівника:

• наказ видається не пізніше 2 тижнів з моменту виявлення шкоди;
• виконання наказу починається не раніше ніж через 7 днів після повідомлення працівника.

Зверніть увагу, що передача наказу бухгалтерії ще не означає фактичне утримання – це лише старт процедури.

 

Відповідальність винної особи

Якщо переплата сталася через помилки працівників підприємства або пропущений строк один місяць з дня, встановленого для повернення авансу, роботодавець може стягнути збитки вже з винної особи.

Найчастіше це:

• бухгалтер,

або

• працівник, який неправильно подав дані (наприклад, табель обліку робочого часу).

 

Законні межі утримань із зарплати працівника

Під час будь-яких утримань із заробітної плати, які не стосуються податків, роботодавець зобов’язаний дотримуватися обмежень, визначених частиною першою статті 128 КЗпП. Загальне правило полягає в тому, що при кожній виплаті зарплати сума всіх утримань разом не може перевищувати 20% заробітку. У деяких випадках, прямо передбачених законом, цей ліміт може бути підвищений до 50%.

Є й окремі ситуації, коли діють ще вищі межі. Наприклад, якщо з працівника одночасно стягують кошти за кількома виконавчими документами, загальний розмір утримань може досягати 50%, а якщо йдеться про аліменти на неповнолітніх дітей – до 70% заробітної плати.

Важливо розуміти, що ці відсотки рахуються не від «грязної» зарплати, а від суми, яка залишається після обов’язкових податкових утримань, тобто після ПДФО та військового збору. Спочатку із зарплати забираються податки, і лише потім визначається допустимий розмір інших утримань.

У стандартних ситуаціях, коли працівнику, наприклад, переплатили зарплату через лічильну помилку, роботодавець зазвичай може утримати не більше 20% чистої суми зарплати за місяць. Якщо працівник сам письмово погоджується на утримання, тоді обмеження можуть не застосовуватися і можна утримати навіть більшу суму, ніж встановлено загальним правилом.

Бувають випадки, коли сума переплати є значною і повністю утримати її за один місяць неможливо через законні ліміти. Тоді заборгованість погашається поступово – частинами із зарплати наступних місяців до повного її повернення.

 

Висновки

1. Утримання із заробітної плати можливі лише у випадках, прямо передбачених законодавством. Жодні внутрішні правила підприємства, накази керівника чи положення трудового договору не можуть бути самостійною підставою для таких відрахувань.
2. Найбільше помилок виникає при поверненні переплат зарплати. Ключове значення має тип помилки: при лічильній помилці утримання можливе за наказом роботодавця, а при нелічильній – лише за добровільною згодою працівника.
3. Для утримання авансів, підзвітних сум, невідпрацьованих відпускних чи відшкодування шкоди необхідно не лише мати законну підставу, а й дотриматися встановлених строків, правильно оформити наказ та, за потреби, отримати письмову згоду працівника.
4. Якщо строки для утримання пропущені або працівник відмовляється добровільно повернути кошти, роботодавець часто втрачає можливість примусового стягнення. У таких випадках доводиться або звертатися до суду, або вирішувати питання відповідальності винної особи всередині підприємства.
5. Навіть законне утримання має свої межі: за загальним правилом не більше 20% зарплати після сплати податків, а у спеціальних випадках – 50% або 70%. Перевищення цих лімітів вважається порушенням трудового законодавства.

 

Шаблони та зразки документів:

Наказ про утримання залишку неповернутих підзвітних коштів

Наказ про утримання відпускних при звільненні

Наказ про звільнення за власним бажанням (утримання суми відпускних)

Заява про утримання з заробітної плати зайво нарахованих сум

 

Читайте більше:

Звільнення працівника: як правильно утримати кошти за «перегуляну» відпустку

Як утримати 20 відсотків за виконавчим листом, якщо працівник був на лікарняному

Як правильно утримати із зарплати аліменти за двох дітей і борг

Звільнення працівника: чи можна утримати невитрачений і своєчасно неповернений аванс щодо відрядження

Штраф на бухгалтера: як утримати з зарплати без податків і зайвих ризиків

Утримання за двома виконавчими постановами

Працівник працює за неповний робочий час: ПДФО і військовий збір утримувати із мінімальної зарплати чи фактичної

 

Мінікурс на тему:

Два і більше виконавчих документів: правила утримання без помилок