Один з обов’язків роботодавця наприкінці року – провести річний перерахунок податку на доходи фізичних осіб. Яким чином на такий перерахунок впливають відпускні та лікарняні, особливо якщо вони перехідні? Розбираємось у нюансах перерахунку та розглядаємо практичні ситуації.

 

Що таке річний перерахунок ПДФО та коли його проводити

Річний перерахунок ПДФО передбачений пунктом 169.4 Податкового кодексу України (далі – ПКУ). Так, роботодавець зобов'язаний здійснити, у тому числі за місцем застосування податкової соціальної пільги, перерахунок суми доходів, нарахованих працівнику у вигляді заробітної плати, а також суми наданої податкової соціальної пільги, зокрема за наслідками кожного звітного податкового року під час нарахування заробітної плати за останній місяць звітного року.

Це означає, що усі роботодавці у грудні 2025 року мають провести річний перерахунок ПДФО. Сам перерахунок полягає в уточненні виплачуваних протягом року місячних доходів та утриманого з них податку з метою визначення права на ПСП. Найбільш доцільним перерахунок є в тому випадку, коли працівник має право на податкову соціальну пільгу і до того ж отримував доходи у вигляді зарплати за період її збереження згідно із законодавством, а саме відпускні та лікарняні. Нагадаю, що для цілей утримання ПДФО та застосування такої пільги лікарняні відносяться до заробітної плати.

 

Чому відпускні та лікарняні потребують особливої уваги

Чому ж саме лікарняні та відпускні під прицільним оком?

Тому що ПКУ передбачає спеціальне правило для застосування ПСП: платник податків отримує доходи у вигляді зарплати за період її збереження згідно із законодавством, у тому числі за час відпустки або лікарняного, то з метою визначення граничної суми доходу, що надає право на отримання податкової соціальної пільги (ПСП) та в інших випадках її оподаткування, такі доходи (їх частину) включають до відповідних податкових періодів їх нарахування.

Тобто відпускні та лікарняні є виплатами за період збереження середнього заробітку. Тож для застосування ПСП, а згодом при проведенні річного перерахунку ПДФО, їх потрібно відносити до місяців, за які вони нараховані.

 

 

Як правильно розносити відпускні та лікарняні за місяцями

Якщо протягом року працівнику були нараховані лікарняні та відпускні, в тому числі перехідні з одного місяця на інший, в грудні роботодавець має перевірити:

• чи правильно вони були рознесені за відповідними місяцями;
• чи не перевищив загальний розмір заробітку граничної межи для застосування ПСП.

Адже в результаті такого уточнення місячних доходів працівник може втратити право на ПСП, за якийсь із місяців, або навпаки може з’ясуватися, що ПСП не була надана працівникові. Тож саме за допомогою перерахунку правильність утримання ПДФО протягом року.

Давайте розглянемо приклад. Припустимо, працівник має двох дітей до 18 років. Його зарплата 8000 грн щомісяця не перевищує граничний розмір для застосовування ПСП на дітей:

• 8000 зарплата < 8480 граничний дохід (4240 х 2 дітей)​.

ПДФО утримується кожного місяця по 894,96 грн:

• ПДФО (8000 – 1514 х 2) х 18% = 894,96 грн.​

Проте в травні 2025 року працівнику була нарахована зарплата 8000 грн та відпускні з 1 по 30 червня в сумі 7600 грн. Відпускні були нараховані в травні і загальний нарахований дохід – 15600 грн – був більше граничного розміру. Тому ПДФО утримали без застосування пільги:

• ПДФО: 15600 х 18% = 2808 (грн).

В грудні при проведенні річного перерахунку ПДФО відпускні були віднесені до червня.

 

Таблиця 1

 

Місяць​	Фактичні суми​			Суми в результаті перерахунку​
	Зарплата​	ПСП​	ПДФО​	Зарплата​	ПСП​	ПДФО​
Січень ​	8000​	3028​	894,96​	8000​	3028​	894,96​
Лютий ​	8000​	3028​	894,96​	8000​	3028​	894,96​
Березень ​	8000​	3028​	894,96​	8000​	3028​	894,96​
Квітень ​	8000​	3028​	894,96​	8000​	3028​	894,96​
Травень ​	15600​	–​	2808​	8000​	3028​	894,96​
Червень ​	–​	–​	–​	7600​	3028​	822,96​
Липень ​	8000​	3028​	894,96​	8000​	3028​	894,96​
<…>​
Грудень ​	8000​	3028​	894,96​	8000​	3028​	894,96​
Разом ​	95600​	30280​	11757,60​	95600​	36336​	10667,52​

 

В результаті виявлено, що зарплата і в травні, і в червні не перевищила граничного доходу для застосування ПСП. Тобто в цих місяцях працівник мав право на ПСП на дітей. І ПДФО за ці місяці слід утримувати з урахуванням ПСП.

За результатами річного перерахунку в 2025 році виявили переплату ПДФО.

 

Таблиця 2

 

ПДФО​
Фактично утримано​	В результаті перерахунку​	Переплата​
11757,60​	10667,52​	1090,08​ (11757,60 – 10667,52)​

 

ПДФО в грудні 2025 = 0 грн (894,96 – 894,96). ​

1090,08 – 894,96 = 195,12 (грн) – утримають в січні 2026.

Сума надмірно утриманого ПДФО становить 1090,08 грн. Її необхідно повернути працівнику. Для цього потрібно зменшити грудневий розмір ПДФО на суму ПДФО за перерахунком. Але в наведеному прикладі сума до повернення вийшла більше, ніж сума грудневого ПДФО. Тому в грудні ПДФО взагалі не утримуємо, а на залишок переплати зменшимо утриманий ПДФО за січень 2026 року.

Інший приклад. Працівник користується правом за звичайну ПСП, оскільки працює з неповним робочим часом, і його щомісячна зарплата 4000 грн менше граничної межі для застосування ПСП.

В лютому працівник хворів. Зарплата за відпрацьований час склала 2000 грн і була застосована ПСП. Проте самі лікарняні були нараховані в березні, їх сума склала 2500 грн. Крім того, в частину березня працівник був у неоплачуваній відпустці, і зарплата за березень склала 1700 грн. Загальний розмір нарахованого заробітку в березні склав 4200 грн. ПСП також була застосована.

 

Таблиця 3

 

Місяць​	Фактичні суми​			Суми в результаті перерахунку​
	Зарплата​	ПСП​	ПДФО​	Зарплата​	ПСП​	ПДФО​
Січень ​	4000​	1514​	447,48​	4000​	1514​	447,48​
Лютий ​	2000​	1514​	87,48​	4500​	–	810​
Березень ​	4200​	1514​	483,48​	1700​	1514​	33,48​
Квітень ​	4000​	1514​	447,48​	4000​	1514​	447,48​
<…>​
Грудень ​	4000​	1514​	447,48​	4000​	1514​	447,48​
Разом ​	46200​	18168​	5045,76​	46200​	16654​	5318,28​

 

В грудні провели річний перерахунок ПДФО і виявили, що в березні працівник мав право на ПСП, а в лютому такого права не було.

 

Таблиця 4

 

ПДФО​
Фактично утримано​	В результаті перерахунку​	Недоплата​
5045,76​	5318,28​	272,52​ (5318,28 – 5045,76)​

 

За результатами річного перерахунку в 2025 році виявили недоплату ПДФО в розмірі 272,52 грн. На цю суму збільшуємо розмір ПДФО за грудень.

 

Висновки

1. Річний перерахунок ПДФО дозволяє уточнити суму утриманого податку за рік.
2. Лікарняні та відпускні для перерахунку ПДФО відносять до місяців, за які вони нараховані.
3. Роботодавець має перевірити правильність рознесення доходів і утримань для уникнення переплат або недоплат ПДФО.

 

Читайте більше:

Перерахунок ПДФО – 2025: правила та практичні кейси

Податкова соціальна пільга 2025: як зменшити ПДФО без помилок

Податкова соціальна пільга 2025-2026: правила застосування + приклади

Місячний Податковий розрахунок з ПДФО, ЄСВ та військового збору: як заповнити

Успішне закриття 2025 року та підготовка до 2026-го: підбірка матеріалів від 7eminar

Заробітна плата у 2026 році: структура, форми, мінімальний розмір, порівняння з МЗП