Як правильно оформити, зберігати та підписувати первинні документи у 2025 році? У матеріалі наведені ключові вимоги до змісту та форми таких документів, а також особливості їх використання ФОПами і юридичними особами. Розповідаємо, чому договір не є первинним документом, у яких випадках дозволені виправлення та чому навіть електронні документи мають бути складені українською мовою.

 

Визначення первинних документів

Первинні документи – це основа бухгалтерського обліку, адже саме вони підтверджують, що на підприємстві дійсно відбулася певна господарська операція. Їхнє визначення міститься у Законі України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон про бухгалтерський облік), де зазначено, що первинним вважається документ, у якому зафіксовано факт здійснення дії або події, що впливає на фінансовий стан підприємства. Це може бути як паперовий, так і електронний запис.

До 2023 року первинним документом вважалися також внутрішні розпорядження керівництва. Але з лютого 2023 року підхід змінився – тепер документ має лише фіксувати саму операцію, а не її дозвіл. Це означає, що основна увага приділяється саме факту здійснення дії, а не формальному погодженню зверху.

Також оновлено правила зберігання первинних документів – з 28 квітня 2023 року діють нові строки архівування, тож підприємствам варто звірити свої внутрішні положення з актуальними вимогами.

 

Що входить до складу первинних документів і які з них мають юридичну силу

До первинних документів належать:

• накладні;
• акти виконаних робіт;
• авансові звіти;
• касові ордери;
• банківські виписки та бухгалтерські довідки тощо.

Якщо зовнішніх документів немає, підприємство складає внутрішні – наприклад, бухгалтерські звіти чи акти.

Договір сам по собі не є первинним документом, бо лише фіксує наміри сторін. Рахунок-фактура набуває статусу первинного лише після оплати. Натомість накладна на видачу товарів підтверджує передачу активів і має повну юридичну силу.

Важливо, що і паперові, і електронні форми документів мають однакову юридичну силу – головне, щоб у документі була повна й достовірна інформація про операцію. Їхнє належне оформлення критично важливе для обліку, звітності та захисту під час перевірок.

 

Які реквізити первинного документа є обов’язковими у 2025 році

Обов’язкові реквізити – це ключові дані, без яких документ не має юридичної сили у бухгалтерському чи податковому обліку.

Згідно з Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим Наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88 (далі – Положення №88), та ст. 9 Закону про бухгалтерський облік, первинні документи повинні включати наступні обов'язкові реквізити:

• назву документа;
• дату;
• назву підприємства;
• зміст і обсяг операції;
• відповідальних осіб та їх підписи.

У деяких випадках додаються номер, печатка, підстава операції, код підприємства.

Підприємство може самостійно розробляти форми більшості первинних документів, за умови дотримання обов'язкових реквізитів, перелічених вище.

Отже, форма документа може бути довільною, якщо дотримано обов’язкових реквізитів, окрім випадків, коли форму встановлено законом (наприклад, банківські, касові чи податкові накладні). Правильне заповнення реквізитів – обов’язкова умова юридичної чинності документа.

 

Оформлення первинних документів

Оформлення первинних документів підпорядковується вимогам Положення №88.

Якщо документи створюють вручну, вони мають бути написані темними чорнилами, кульковою ручкою. Порожні рядки на паперових формах перекреслюють, щоб запобігти дописуванням. У електронних документах це правило не діє – пусті поля просто залишаються незаповненими.

Електронні первинні документи оформлюються відповідно до Закону України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг». У таких документах обов’язковим є кваліфікований електронний підпис, який має ту ж юридичну силу, що й власноручний підпис (наприклад, у податкових накладних та платіжних дорученнях).

Важлива мовна вимога: всі первинні документи повинні бути складені українською мовою. Якщо документ створений іноземною мовою, його слід перекласти автентично на державну (українську) мову. З 9 березня 2023 року заборонено використовувати будь-яку іншу мову паралельно з українською в документах, що стосуються бухобліку та господарських операцій

Підприємства мають право самостійно друкувати первинні документи на принтері або використовувати типові бланки, проте бланки суворої звітності (наприклад, талони чи квитки) друкуються тільки спеціалізованими підприємствами й містять серію та номер. Зараз такі бланки використовують рідко.

Вся інформація з первинних документів має вчасно переноситись до облікових регістрів – у міру надходження документів, але не пізніше строків подання звітності (бухгалтерської, статистичної чи податкової).

Щодо підписів: керівництво підприємства має офіційно визначити, хто саме має право підписувати ті чи інші документи – це затверджується відповідним наказом по підприємству. У випадку з електронними документами, такий підпис реалізується через КЕП, що дозволяє ідентифікувати відповідальну особу та засвідчує правомірність операції.

 

Завантажуйте шаблон та зразок: Наказ про затвердження переліку осіб, уповноважених здійснювати господарські операції, підписувати первинні документи.

 

Якщо особи, що підписували первинний документ, більше не працюють або їхні посади скасовано, виправлення мають підписати їхні наступники або уповноважені працівники згідно з наказом керівника підприємства.

 

Особливості оформлення та зберігання первинних документів ФОП

Фізичні особи-підприємці, незалежно від системи оподаткування, зобов’язані вести облік господарської діяльності відповідно до норм податкового законодавства. Ведення обліку передбачає належне оформлення операцій, збереження первинних документів і використання облікових реєстрів. Хоча для ФОП передбачений спрощений режим, вимоги до достовірності та збереження документів залишаються актуальними. Первинна документація ФОПа потрібна для заповнення книги обліку доходів або доходів і витрат.

ФОП можуть використовувати ті ж самі типові документи, що і юридичні особи:

• накладні;
• акти виконаних робіт;
• рахунки;
• товарно-транспортні накладні.

Спеціальних форм документів, які були б створені виключно для ФОП, законодавство не передбачає. Головне – щоб документи містили всі обов’язкові реквізити, передбачені Законом про бухгалтерський облік.

Щодо операцій із готівкою, ФОП не ведуть касову книгу та не оформлюють касові ордери. Готівкові розрахунки фіксуються у відповідній Книзі обліку: для єдиноподатників – Книга обліку доходів або Книга обліку доходів і витрат (залежно від групи), а для загальної системи – аналогічна Книга, що також включає витрати.

Розрахунки з клієнтами можуть підтверджуватись товарними чеками – якщо РРО не використовується, або фіскальними чеками – у разі застосування РРО, програмного РРО. Фіскальні чеки є обов’язковими для друку або електронного надання клієнтам, а денні звіти підтверджують підсумки операцій за зміну.

Формальність обліку товарів залежить від системи оподаткування:

• єдиноподатники можуть вести облік у довільній формі, якщо не працюють із ризиковими групами товарів;
• для загальної системи облік повинен бути більш детальним та підтвердженим первинними документами на закупівлю, продаж, списання тощо.

Книги обліку доходів або доходів і витрат – ключовий елемент фіксації операцій. ФОП на 1–3 групі єдиного податку без ПДВ використовують Книгу обліку доходів. Якщо ФОП є платником ПДВ або перебуває на загальній системі оподаткування, він зобов’язаний вести Книгу обліку доходів і витрат.

Не зважаючи на спрощений режим, первинна документація ФОП має бути належно оформлена і зберігатися згідно з вимогами законодавства.

 

Чи можна для підпису первинного документа використовувати факсиміле

Факсиміле не можна застосовувати у фінансових, бухгалтерських чи розпорядчих документах – це прямо заборонено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених Наказом Мін'юсту від 18.06.2015 №1000/5, та роз’ясненнями Мінфіну.

У деяких випадках, наприклад, для внутрішнього документообігу, використання факсиміле допускається, але тільки якщо це передбачено договором або внутрішнім положенням підприємства. Проте для ФОП це більше виняток, а не правило, і бажано використовувати власноручний підпис або КЕП у разі електронного документообігу.

 

Виправлення помилок у первинних документах

Виправлення дозволено лише у чітко визначений спосіб і не допускає жодних самовільних змін чи підчищень. Усі корекції повинні відповідати вимогам Положення №88. Залежно від типу документа – паперовий чи електронний – використовуються різні підходи.

Для паперових документів дозволено застосовувати метод «червоного сторно», метод додаткових бухгалтерських проведень або коректурне виправлення:

1. «Червоне сторно» використовують у випадках, коли помилку виявили після закінчення звітного періоду. У такому випадку операцію сторнують – тобто відображають від’ємною сумою.
2. Метод додаткових проведень полягає у відображенні різниці між помилковим і правильним значенням через окремий запис.
3. Коректурне виправлення передбачає закреслення помилкового тексту однією лінією, внесення правильного варіанта над закресленим і підтвердження виправлення підписами тих, хто складав документ, із зазначенням дати.

В електронних документах дозволено лише «червоне сторно» та додаткові бухгалтерські записи. Крім того, під час виправлення таких документів необхідно вказати дату, посаду та ідентифікаційні дані особи, яка здійснила зміни. У всіх випадках доцільно складати бухгалтерську довідку, яка пояснює суть та причину помилки, навіть якщо вона формально не є обов’язковою. Це спрощує аудит, внутрішній контроль та передачу справ між бухгалтерами.

Виправлення вносяться до первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку, в тому звітному періоді, у якому виявлені помилки.

 

Шаблони та зразки:

Книга обліку доходів і витрат ФОП

Книга обліку доходів платника єдиного податку

Наказ про делегування права підпису первинних документів та договорів

Книга обліку доходів і витрат ФОП єдиного податку третьої групи, які є платниками податку на додану вартість

Наказ про затвердження переліку осіб, уповноважених здійснювати господарські операції, підписувати первинні документи

 

Читайте більше:

Первинні документи на підприємстві

Факсимільний підпис: правила використання

«Самоакт»: коли відсутні первинні документи

Знищення первинних та інших документів на підприємстві

Чи може юридична особа використовувати факсимільний підпис

Штраф на ФОПа 150 тис. грн за відсутність первинних документів: судова справа

 

Лише раз на рік, до Дня бухгалтера й аудитора: спеціальні ціни та грандіозні розіграші! Дізнатись більше