7eminar | Оплата днів відрядження: покроковий алгоритм з прикладами

Слухати чи завантажити аудіозапис

Чіткого алгоритму в законодавстві немає, а на практиці бухгалтеру доводиться враховувати десятки нюансів. У матеріалі розповідаємо, як правильно розраховувати середньоденну та денну зарплату, який показник брати для оплати та як діяти, якщо працівник щойно прийнятий на роботу. Розкладаємо все по поличках, щоб відрядження оплачувались без помилок і головного болю.

Розрахунок середньоденної зарплати

Насамперед нагадаємо, що за статтею 121 Кодексу законів про працю дні відрядження оплачуються відповідно до умов трудового договору, але не нижче середнього заробітку.

Тобто для оплати днів відрядження бухгалтеру необхідно зробити наступне:

Слід обчислити середньоденну зарплату за 2 календарних місяці, що передують місяцю, на який припадають дні відрядження.
Розрахувати денну зарплату в місяці відрядження.
Порівняти денну зарплату із середньоденною й оплатити дні відрядження за більшим із цих показників.

А тепер докладніше про ці розрахунки.

Щоб розрахувати середньоденну зарплату потрібно визначити розрахунковий період і сукупний дохід в розрахунковому періоді.

Для оплати службового відрядження розрахунковим періодом є останні 2 календарні місяці роботи, що передують місяцю, на який припадає відрядження. Середня заробітна плата обчислюється, виходячи з виплат за такий період.

Але якщо протягом останніх 2 календарних місяців, що передують місяцю відрядження, працівник не працював, то середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за попередні два місяці роботи, тобто за більш ранній період.

З розрахункового періоду слід виключити дні хвороби працівника, період відпустки, простою та інші дні, які оплачені за середнім заробітком, зокрема дні службових відряджень, які були раніше.

Для обчислення сукупного доходу в розрахунковому періоді керуємося переліком виплат, які вказані в пункті 3 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.1995 №100 (далі – Порядок №100). Загалом до сукупного доходу включаються тільки ті виплати, що безпосередньо пов’язані з відпрацьованим часом, тобто оклад, надбавки та доплати, виробничі премії, що не мають разового характеру.

Також звертаємо увагу на перелік виплат, які вказані у пункті 4 Порядку №100. Такі виплати не включаються до сукупного доходу. Серед них суми нарахувань за періоди тимчасової непрацездатності, оплата щорічної й додаткової відпусток, суми будь-якої матеріальної допомоги.

Після того як визначили тривалість розрахункового періоду та розмір сукупного доходу, обчислюємо середньоденну зарплату, тобто суму доходу ділимо на кількість робочих днів розрахункового періоду.

Зверніть увагу, що для розрахунку беремо не календарні, а саме відпрацьовані робочі дні у розрахунковому періоді за графіком роботи працівника.

Наприклад, працівника у червні направляють у відрядження. Сукупний розмір заробітної плати за квітень та травень складає 48 тисяч гривень. За графіком роботи у квітні та травні він відпрацював 40 робочих днів. Для обчислення середньоденної зарплати розмір сукупного доходу 48 тисяч гривень ділимо на 40 робочих днів і маємо розмір середньоденної зарплати 1 тисяча 200 гривень.

Особливості розрахунку для нових працівників

А як бути, якщо у відрядження направляється нещодавно прийнятий працівник і розрахунковий період відсутній?

Якщо відрядження відбувається в місяці прийняття працівника на роботу, то розрахунок середньої зарплати проводимо виходячи з посадового окладу (або тарифної ставки). Якщо він менший за розмір мінімальної заробітної плати, то для розрахунку беремо саме мінімальну зарплату. Також враховуємо кількість робочих днів за графіком роботи, який передбачено для посади цього працівника.

Наприклад, працівника прийнято на посаду менеджера у червні та у цьому ж місяці його направляють у відрядження. Розмір посадового окладу 20 тисяч гривень. За графіком роботи за посадою менеджер у квітні та травні було передбачено 40 робочих днів. Тож для обчислення середньоденної зарплати розмір посадового окладу множимо на 2 й отримуємо суму сукупного доходу 40 тисяч гривень. Ділимо її на 40 робочих днів і маємо розмір середньоденної зарплати 1 тисяча гривень.

Обчислення денної зарплати в місяці відрядження

А як обчислити денну зарплату?

Її розраховують у місяці відрядження. Для цього зарплату за умовами трудового договору за повний місяць необхідно поділити на кількість робочих днів за графіком роботи в такому місяці.

Наприклад, якщо заробітна плата у місяці відрядження складає 30 тисяч гривень, а кількість робочих днів за графіком роботи – 20, то розмір денної заробітної плати 1 тисяча 500 гривень.

Порівняння показників та визначення суми до оплати

Після того, як ми обчислили середньоденну зарплату та розмір денної зарплати, оплачуємо дні відрядження залежно від того, який показник вище. Якщо більша середня зарплата, то її зберігають за дні відрядження, а коли вище денна зарплата, то дні відрядження оплачують як звичайні робочі дні.

Наприклад, якщо середньоденна зарплата за два передніх місяці складає 1 тисяча гривень, а денна зарплата у місяці відрядження – 1 тисяча 500 гривень, то за дні відрядження працівнику нараховуємо зарплату із розрахунку 1 тисяча 500 гривень.

Оплату за дні відрядження обчислюють під час нарахування зарплати за відповідний місяць на підставі табеля обліку робочого часу та наказу про направлення у відрядження.

Зверніть увагу, що оплаті підлягають усі робочі дні за графіком роботи підприємства – основного місця роботи працівника, які припадають на період відрядження.

Висновки

Оплата днів відрядження здійснюється за умовами трудового договору, але не може бути меншою за середньоденну зарплату, розраховану за два попередні місяці. Для оплати днів відрядження бухгалтер має порівняти середньоденну зарплату за два попередні місяці та денну зарплату в місяці відрядження. Оплата здійснюється за вищим із цих показників.
При розрахунку середньоденної зарплати враховуються лише виплати, які пов’язані з відпрацьованим часом. З розрахункового періоду виключаються дні хвороби, відпустки, простою тощо.
Денну зарплату розраховують у місяці відрядження шляхом ділення зарплати за умовами трудового договору за повний місяць на кількість робочих днів за графіком роботи в такому місяці.

Шаблони та зразки:

Положення про відрядження

Наказ про службове відрядження

Кошторис витрат на відрядження

Завдання на службове відрядження

Табель обліку використання робочого часу

Наказ про службове відрядження за кордон

Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт

Статті на тему:

Відрядження за кордон

Відрядження по Україні

Добові на відрядження 2025