Посадова інструкція офісного службовця (постачання)

 

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис       Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 20__ р.

 

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

офісного службовця (постачання)

(Код КП – 4131)

 

1. Загальні положення

1.1. Ця посадова інструкція визначає функціональні обов’язки, права та відповідальність офісного службовця (постачання).

1.2. Призначення на посаду та звільнення з посади здійснюється наказом керівника підприємства.

1.3. Офісний службовець (постачання) підпорядковується безпосередньо ___________________________________.

1.4. У своїй діяльності службовець керується цією посадовою інструкцією, правилами внутрішнього розпорядку, нормативними актами підприємства та законодавством України.

 

2. Завдання та обов’язки

Офісний службовець (постачання) зобов’язаний:

2.1. Здійснювати підготовку та оформлення замовлень на постачання товарів і послуг згідно з потребами підприємства.

2.2. Проводити моніторинг ринку для виявлення найвигідніших постачальників за ціною, якістю і строками постачання.

2.3. Проводити перемовини з постачальниками щодо умов постачання, цін, оплати та термінів поставок.

2.4. Готувати проєкти договорів з постачальниками, забезпечувати їх своєчасне підписання, а також контролювати їх виконання.

2.5. Слідкувати за дотриманням графіків постачання та оперативно вирішувати питання, пов’язані з затримками або змінами умов постачання.

2.6. Забезпечувати оформлення товаросупровідної документації, а також облік та архівування документів щодо постачання.

2.7. Координувати взаємодію з іншими підрозділами підприємства з питань забезпечення необхідними матеріалами та ресурсами.

2.8. Вести облік постачань, складати звіти про виконання постачання для керівництва.

2.9. Проводити оцінку роботи постачальників та вносити пропозиції щодо їх заміни або укладення нових контрактів.

2.10. Забезпечувати конфіденційність інформації щодо умов постачання, вартості товарів та послуг.

 

3. Права

Офісний службовець (постачання) має право:

3.1. Отримувати від керівництва всю необхідну для виконання своїх обов'язків інформацію та документи.

3.2. Вносити пропозиції щодо підвищення ефективності роботи з постачальниками та оптимізації процесів постачання.

3.3. Пропонувати кандидатури нових постачальників для співпраці та укладення договорів.

3.4. Ініціювати проведення службових розслідувань у разі порушення умов договорів постачальниками.

3.5. Брати участь в обговореннях з питань закупівель і постачання, а також отримувати консультації від профільних підрозділів компанії.

 

4. Відповідальність

Офісний службовець (постачання) несе відповідальність за:

4.1. Невиконання або неналежне виконання своїх обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією.

4.2. Порушення договірних умов із постачальниками та недбале ставлення до виконання обов'язків, що призвело до збитків для підприємства.

4.3. Надання недостовірної інформації щодо стану постачання або відомостей про постачальників.

4.4. Недотримання правил збереження конфіденційної інформації підприємства.

4.5. Порушення вимог охорони праці та безпеки під час роботи з документами та постачальниками.

 

5. Повинен знати

Офісний службовець (постачання) повинен знати:

5.1. Постанови, розпорядження, накази, методичні, нормативні та інші керівні матеріали з організації постачання виробництва і складання звітності.

5.2. Практику застосування інструктивних та нормативних документів.

5.3. Організацію документообігу на підприємстві.

5.4. Основи трудового законодавства.

5.5. Основні методи економічного аналізу діяльності підрозділів з постачання на підприємстві.

5.6. Основи економіки, організації виробництва, праці та управління.

5.7. Основні принципи та практичні навички роботи на комп'ютері.

 

6. Кваліфікаційні вимоги

Повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта або повна загальна середня освіта та професійна підготовка на виробництві. Без вимог до стажу роботи.

 

7. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою

У процесі виконання своїх обов’язків офісний службовець (постачання) взаємодіє з фінансовим відділом, відділом логістики, відділом контролю якості, складом та іншими підрозділами підприємства.