Коригування компенсації за невикористану відпустку при звільненні працівника

Компенсацію, нараховану як при звільненні в липні 2023 року, слід виправити: у кадрових документах і додатку 5 анулювати те «звільнення», а суму компенсації сторнувати в обліку і в поточному Податковому розрахунку, погодивши спосіб повернення/зарахування суми з працівником.

Обґрунтування

1. Компенсація без фактичного звільнення є безпідставною. Компенсація за невикористані дні щорічної відпустки без звільнення допускається лише у двох випадках: для мобілізованих та коли частина відпустки за бажанням працівника замінюється грошовою компенсацією понад 24 календарні дні на рік, які мають бути використані як відпустка (стаття 24 Закону №504/96-ВР). Оскільки наказ про звільнення за липень 2023 року був скасований, виплата компенсації «як при звільненні» виявилась без правової підстави, тому її потрібно виправити.

2. Повернення/утримання переплати залежить від характеру помилки і волі працівника. За ст. 1215 Цивільного кодексу України суми, що є засобом до існування (зарплата, відпускні тощо), не підлягають поверненню, якщо виплата здійснена добровільно, без рахункової помилки і без недобросовісності працівника. Рахунковими вважаються саме помилки в обчисленнях, а не помилки у застосуванні норм (постанова Пленуму ВСУ від 24.12.1999 №13). Утримання переплати з ініціативи роботодавця допускається лише щодо лічильних помилок і в межах строку, встановленого ст. 127 КЗпП. У вашій ситуації підстава виплати змінилася через скасування звільнення, а не через арифметичну помилку, тому без згоди працівника стягнути переплату юридично проблематично. Практичні варіанти:

   • письмова згода працівника повернути кошти (в касу/на рахунок) або утримати їх під час теперішнього остаточного розрахунку;
   • оформлення цієї суми як поворотної фінансової допомоги з графіком повернення;
   • часткове утримання в межах обмежень ст. 128 КЗпП, якщо працівник письмово погоджується.

3. Кадрові документи і додаток 5 за липень 2023 року потрібно виправити. Оскільки був виданий наказ про скасування звільнення, попередній запис про звільнення вважається недійсним і в кадрових документах повинен бути виправлений. Аналогічно діють при поновленні працівника на роботі: в трудовій книжці запис про звільнення визнають недійсним та вносять запис про поновлення відповідно до п. 2.10 Інструкції про порядок ведення трудових книжок. У Податковому розрахунку помилкове звільнення коригують через уточнюючий додаток 5 за відповідний період: рядок із даними звільнення повторюють повністю, але в графі ознаки рядка проставляють «1» (рядок на виключення) згідно з правилами Порядку заповнення Податкового розрахунку, затвердженого наказом Мінфіну №4 від 13.01.2015 (Порядок №4). Аналогічно при потребі коригують дату звільнення і в додатку 4ДФ (видаляють стару дату через рядок на виключення і подають правильні відомості).

4. Бухгалтерський облік і поточний Податковий розрахунок. З погляду обліку суму неправомірно нарахованої компенсації сторнують зворотними проводками до тих, які робилися при нарахуванні (метод «червоне сторно»). Типові варіанти:

   Дт	Кт	Зміст операції
   471 або 23, 91, 92, 93, 94	661	сторновано відпускні (компенсацію)
   471 або 23, 91, 92, 93, 94	651	сторновано ЄСВ
   661	641	сторновано ПДФО
   661	642	сторновано військовий збір
   301, 311	661	відображено повернення коштів від працівника (якщо фактично повернув)

   У Податковому розрахунку сторновану суму відпускних відображають у додатку Д1 окремим рядком зі знаком «мінус», з кодом типу нарахувань «10» та зазначенням місяця/року, за який раніше були нараховані відпускні, що допускається Порядком №4. У додатку 4ДФ суму сторнованих відпускних включають до загальної суми зарплати зі знаком «мінус» за відповідний місяць, з ознакою доходу «101», з подальшим перерахунком ПДФО та військового збору.

У вашій ситуації логічний алгоритм: спершу формально «скасувати» старе звільнення через уточнюючий додаток 5 (і, за потреби, 4ДФ), узгодити з працівником порядок повернення/утримання надміру виплаченої компенсації, а потім відобразити сторнування і фактичне остаточне звільнення у поточному періоді в обліку та об’єднаній звітності.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?