Зміна графіку роботи: необхідні документи та важливі нюанси

Для нового працівника можна встановити повну норму 7 годин на день, якщо це відповідатиме вашому штатному розпису та ПВТР; оформлюєте зміни до документів роботодавця (за потреби) і приймаєте нового працівника вже з новим режимом роботи.

Обґрунтування

1. Перевірка і, за потреби, зміна штатного розпису. Штатний розпис фіксує кількість штатних одиниць і посадовий оклад за повну норму. Якщо зараз за цією посадою вже закладена «повна ставка» без прив’язки до 6 годин, можете залишити штатний розпис без змін. Якщо ж у штатному розписі повна норма фактично «прив’язана» до іншого обсягу (наприклад, записано 0,75 ставки замість 1), потрібно видати наказ про внесення змін до штатного розпису і затвердити його у новій редакції або змінами.

2. ПВТР і режим роботи підрозділу чи посади. Режим роботи працівників має бути врегульований Правилами внутрішнього трудового розпорядку відповідно до ст. 142 КЗпП. Якщо ПВТР або окремі графіки роботи прямо не обмежують цю посаду 6‑годинним днем, а визначають лише загальний порядок (наприклад, нормальна тривалість до 40 годин на тиждень), ви можете просто встановити для нового працівника 7 годин як повну норму. Якщо ж у ПВТР / затверджених графіках прямо зафіксовано 6‑годинний робочий день як постійний режим для цієї посади, варто змінити ПВТР і/або графік роботи за процедурою їх перегляду (проєкт змін, затвердження, наказ про введення змін у дію, ознайомлення працівників).

3. Прийняття нового працівника з іншим графіком. Режим роботи конкретного працівника фіксуєте в наказі про прийняття та, за наявності, у письмовому трудовому договорі. У наказі вказуєте: «Прийняти на посаду … з режимом роботи 7 годин на день, 5‑денний робочий тиждень (повна норма робочого часу), з … по …, вихідні – …». Той факт, що попередній працівник працював по 6 годин, не зобов’язує вас повторювати такий режим для нового працівника, якщо це не суперечить штатному розпису та ПВТР.

4. Зміна істотних умов праці стосується діючих працівників. Збільшення тривалості щоденної роботи існуючому працівнику є зміною істотних умов праці за ст. 32 КЗпП і потребувало б попередження та окремих наказів. У вашій ситуації старий працівник уже звільнений, тому ви не змінюєте його умови, а встановлюєте нові умови для нової особи — це не потребує процедури зміни істотних умов, достатньо правильно оформленого прийняття і, за потреби, коригування внутрішніх документів.

5. Нюанси щодо оплати і обліку часу. Для нового працівника 7 годин на день має відповідати повній нормі за вашим підприємством і не перевищувати нормальну тривалість робочого часу, визначену ст. 50 КЗпП (40 годин на тиждень). Оплата здійснюється за повною ставкою, табелювання ведіть відповідно до затвердженого графіка, щоб уникнути претензій щодо надурочних чи неповного робочого часу.

Правильність оформлення залежить від узгодженості трьох документів: штатного розпису, ПВТР/графіка роботи та наказу (трудового договору) щодо нового працівника.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?