Як правильно вирішити питання індексації окладу працівника

Потрібно донарахувати індексацію за всі місяці, починаючи з липня 2026 року, показати її в поточному місяці в обліку й Об’єднаній звітності одним рядком разом із зарплатою та максимально швидко усунути порушення, щоб мінімізувати ризик штрафу.

Обґрунтування

1. Базовий місяць і момент виникнення індексації. У 2026 році для всіх роботодавців базовим місяцем є січень 2026 року, оскільки індексацію «обнулили» і обчислення індексу споживчих цін починається з січня 2026 року, прийнятого за 1 або 100% (ст. 41 Закону № 4695-IX). За базового місяця січень 2026 року право на поточну індексацію вперше виникло у червні 2026, а якщо після січня оклад не підвищували, індексацію потрібно було нараховувати починаючи з червня 2026 (з урахуванням повної / неповної зайнятості).

2. Що робити, якщо індексацію не нарахували вчасно. Ненарахована індексація є помилкою в оплаті праці, тому її потрібно донарахувати всім працівникам, які мали право на індексацію. На практиці:

   • складають доповідну (пояснювальну) записку про виявлену помилку;
   • керівник видає наказ про донарахування індексації;
   • оформлюють бухгалтерську довідку з поясненням причин, періодів та сум, що виправляються, як цього вимагає п. 4.6 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку.
     Суми індексації за липень і наступні місяці 2026 року слід розрахувати з урахуванням частково чи повністю відпрацьованого часу.

3. Відображення донарахованої індексації у звітності. Якщо донарахування зарплати (у тому числі індексації) здійснюється за попередні звітні періоди через виявлення помилок, такі суми включаються до зарплати того місяця, у якому зроблено донарахування (п. 1 розд. IV Порядку № 4). Тобто:

   • у Додатку 1 Об’єднаної звітності донарахована індексація піде до загальної зарплати поточного місяця;
   • у Додатку 4ДФ її показують разом із поточною зарплатою з ознакою доходу «101»;
   • уточнюючі розрахунки за липень 2026 та наступні місяці подавати не потрібно, якщо донарахування відображено в місяці фактичного нарахування.

4. Ризик штрафу і чому важливо зробити донарахування зараз. Непроведення індексації є порушенням мінімальних державних гарантій в оплаті праці, за що ст. 265 КЗпП передбачає штраф у двократному розмірі мінімальної зарплати за кожного працівника, щодо якого вчинено порушення. Водночас під час дії воєнного стану у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк припису Держпраці про усунення порушень штрафи за ст. 265 КЗпП не застосовуються (ст. 14 Закону № 2136-IX). Самостійне донарахування до перевірки свідчить про усунення порушення й суттєво знижує ризики фінансових санкцій.

Швидке донарахування індексації за всі пропущені місяці з коректним відображенням у поточній звітності є оптимальним та безпечним виходом із ситуації.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?