Термін підписання документів через електронний сервіс: важлива інформація

На теперішній час чинним законодавством України граничні строки підписання електронних документів не встановлені. Такі строки строни договору можуть вказати в самому договорі.

Проте, на думку, ДПСУ, при використанні електронних документів ключовим є дата складання таких документів.

ДПСУ ІПК від 19.05.2026 р. № 2896/ІПК/99-00-21-03-02 ІПК:

«…Товариство здійснює продаж товарів своїм покупцям, за умови післяплати. Операції з постачання товарів Товариства є об’єктом оподаткування ПДВ.

Як викладено у зверненні, Товариство планує перехід на використання електронного документообігу для оформлення первинних документів (товарних (видаткових) накладних) при придбанні і реалізації товарів.

У реквізиті «дата складання» первинного документа, який буде оформлюватися у електронній формі, зазначатиметься дата фактичного здійснення операції. При цьому накладання на такий електронний документ кваліфікованого електронного підпису (далі – КЕП) уповноваженою особою може бути здійснено пізніше.

Враховуючи вищезазначене Товариство просить надати роз’яснення на наступне питання:

чи вважатиметься порушенням вимог пункту 187.1 статті 187 та пункту 201.1 статті 201 розділу V ПКУ визначення податкових зобов’язань та складання податкової накладної на дату постачання товару на умовах післяплати, що відповідає даті, вказаній на видатковій накладній (при умові, що видаткова накладна складається постачальником в момент початку відвантаження товару), якщо дата накладання КЕП покупця відрізнятиметься від дати складання видаткової накладної?

…При здійсненні платником податку (постачальником) операцій з постачання товарів дата виникнення податкових зобов’язань визначається на дату першої події, передбаченої пунктом 187.1 статті 187 розділу V ПКУ. У разі, якщо першою подією є відвантаження товарів, то на дату такого відвантаження платник податку повинен визначити податкові зобов’язання та скласти відповідну податкову накладну.

Дата відвантаження товарів має бути підтверджена належним чином оформленими первинними (бухгалтерськими) документами. Якщо операція з постачання оформлюється первинним документом, складеним в електронній формі, датою виникнення податкових зобов’язань з ПДВ та відповідно складання податкової накладної за такою операцією буде вважатися дата складання такого первинного документа, який містить відомості про господарську операцію, незалежно від дати накладання на нього електронного підпису.

Податкова накладна, складена за операцією з постачання товарів на дату їх відвантаження (перша подія), яка відповідає даті складання за такою операцією первинного документа в електронній формі, є підставою для формування податкового кредиту покупцем незалежно від дати накладення на такий документ електронного підпису (за умови, що такий первинний документ відповідає вимогам Законів № 996 та 851, така податкова накладна зареєстрована в ЄРПН, та у разі дотримання інших правил, встановлених ПКУ для формування податкового кредиту).»

Отже, ДПСУ допускає, що первинний документ (видаткова накладна) може бути створений в електронному вигляді на певну дату, а накладення електронного підпису може бути накладено в іншу дату.

Додатково рекомендуємо отримати ІПК та роз`яснення МФУ по цій ситуації

Раді допомогти, звертайтесь ще!