Невідповідність у документації ФОП: рахунок на послуги поліграфії

Це не критично і не призведе до автоматичних штрафів, якщо операція належно задокументована. Проте таку розбіжність не варто залишати без уваги, оскільки вона створює потенційні податкові ризики (насамперед для замовника щодо податкового кредиту, а для вас — щодо суті операції).

Відповідно до Податковий кодекс України, п. 44.1 платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників на підставі первинних документів. За статтею 4 Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n83 діє принцип превалювання сутності над формою: господарська операція оцінюється за її реальним змістом, а не лише за супровідними банківськими написами. Оскільки ви виставили рахунок на послуги і закрили операцію актом наданих послуг, фактом операції є саме надання послуг.

Згідно з Податковий кодекс України, п. 201.1 та Порядок заповнення податкової накладної №1307, п. 16 номенклатура та код послуги згідно з ДКПП (код 18.12) у податковій накладній повинні повністю відповідати первинним документам (акту надання послуг). Складати податкову накладну на «матеріали» тільки тому, що так написано в платіжці, було б грубою помилкою. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n5052

У чому полягають ризики:

1. Для замовника (головний ризик): Під час перевірки ДПС може звернути увагу на невідповідність (оплачено «матеріали», а податковий кредит сформовано за «послугами») і спробувати зняти податковий кредит за Податковий кодекс України, п. 198.6 через складнощі з ідентифікацією операції.
2. Для вас (виконавця): Якщо ви працюєте як ФОП на спрощеній системі, податківці формально чіпляються до формулювань у виписці, намагаючись довести факт торгівлі матеріалами (особливо якщо такого КВЕДа немає в реєстрі). Якщо ви юрособа на загальній системі — виникають зайві питання щодо списання матеріалів та реальності правочину.

Як безпечно врегулювати розбіжність

Відповідно до банківських правил (п. 41 розд. II Інструкції НБУ №163) відповідальність за дані в реквізиті «Призначення платежу» несе виключно платник. Банк після списання коштів змінити цей запис не може.

Судова практика (зокрема постанови Верховного Суду від 01.07.2020 у справі №824/74/19-а та від 15.03.2023 у справі №380/11576/20) встановлює, що належним способом виправлення помилки в призначенні платежу є офіційне листування сторін.

Алгоритм дій:

1. Отримайте від замовника офіційний лист-уточнення (у паперовій формі або через сервіс електронного документообігу з накладенням КЕП) довільної форми:«У платіжній інструкції №... від дата на суму ... грн у призначенні платежу допущено технічну помилку. Просимо правильним вважати призначення платежу: "Оплата за поліграфічні послуги згідно з рахунком №... від дата, у т.ч. ПДВ ... грн"».
2. Надайте письмову відповідь про взяття листа до уваги або підпишіть двосторонній акт звірки взаєморозрахунків, де цей платіж чітко прив'язаний до рахунку й акта за поліграфічні послуги.
3. Підшийте лист разом із банківською випискою до відповідного акта надання послуг.
4. Після оформлення такого листа операція стає абсолютно безпечною для обох сторін.

Раді допомогти, звертайтесь ще!