Проблеми з передачою документів при звільненні головного бухгалтера

У вашій ситуації можна: тимчасово покласти ведення бухобліку на директора (якщо підприємство не зобов’язане оприлюднювати звітність) або залучити зовнішнього бухгалтера за договором; передання справ директору оформлюють наказом, актом приймання-передання і поданням 1-ОПП на директора як відповідального за облік.

Обґрунтування

1. Форми організації бухобліку дозволяють тимчасово обійтися без головбуха. Відповідно до ч. 4 ст. 8 Закону № 996 підприємство саме обирає, як організувати облік:

   • вводить посаду бухгалтера / головного бухгалтера;
   • користується послугами ФОП-бухгалтера;
   • передає облік на аутсорсинг (іншому підприємству, самозайнятій особі тощо);
   • веде облік самостійно власником або керівником.
     Останній варіант заборонений лише для підприємств, які зобов’язані оприлюднювати звітність, та для бюджетних установ.

2. Покласти обов’язки бухгалтера на директора – законно і не потребує «другого трудового договору». Якщо обрано форму «самостійне ведення обліку керівником», то ведення бухобліку входить до трудової функції директора. Це підтверджується ч. 4 ст. 8 Закону № 996. У такому випадку в штаті може взагалі не бути посади бухгалтера, а відповідальним за облік стає директор, без окремої доплати саме за «обов’язки бухгалтера», якщо це закріплено як його звичайні посадові обов’язки.

3. Алгоритм дій для ТОВ зараз.

   1. Видати наказ про звільнення головбуха з 25.09.2026 та окремий наказ про організацію бухобліку: обрати форму «самостійне ведення обліку керівником» або «ведення обліку за договором з ФОПом / юрособою».
   2. Якщо облік веде директор: у наказі прямо прописати, що директор відповідає за ведення бухобліку і подання звітності.
   3. Скласти акт приймання-передання справ між головбухом і директором (перелік баз, звітів, первинки, залишків тощо). Форму цього акта закон не встановлює, але він є ключовим доказом розмежування відповідальності.
   4. Подати до ДПС форму 1-ОПП із відміткою «Внесення змін щодо особи, відповідальної за ведення податкового та бухгалтерського обліку», вказавши директора в графі 10 як відповідального (обов’язок повідомляти про відповідальну особу випливає з п. 66.4 Податкового кодексу України, на який прямо посилаються профільні роз’яснення).
   5. Заблокувати КЕП звільненого бухгалтера і оформити КЕП на директора для подання звітності.

4. Як захиститися головному бухгалтеру.

   1. Наполягати на складанні акта приймання-передання справ, де буде зафіксовано стан обліку на дату звільнення і перелік переданих документів.
   2. Усі незавершені питання (неподані звіти, незареєстровані ПН тощо) описати в акті або окремій службовій записці на ім’я директора.
   3. Після дати звільнення жодних документів не підписувати і КЕП не використовувати.
      Відповідальність за помилки попередника закон покладає на осіб, які складали і підписували документи, зокрема це прямо випливає з ч. 8 ст. 9 Закону № 996, де вказано, що за недостовірні дані відповідають ті, хто склав і підписав документи.

5. Нормативне регулювання відсутності заміни головбуха. Прямих норм, які забороняють звільнити головного бухгалтера без одночасного призначення наступника, немає. Закон № 996 вимагає безперервного ведення обліку (ч. 1 ст. 8), але це може забезпечуватися будь-якою із дозволених форм організації, у тому числі через директора або зовнішнього фахівця.

У вашому випадку оптимально до дати звільнення оформити накази, акт передачі та 1-ОПП на директора, щоб з наступного дня всі облікові функції і доступи були офіційно в його зоні відповідальності.