Облік паливних карток: правила, документи та заправка в неробочий час

Облік пального для орендованого авто ведеться за загальними правилами на субрахунку 203 із віднесенням витрат на рахунки 23, 91, 92 чи 93 залежно від мети поїздок. Заправляти автомобіль у вихідні дні, перед початком зміни (о 8:15) або в неробочий час у зв’язку з тривогами дозволено, якщо такий порядок прямо врегульовано внутрішніми наказами підприємства і підтверджено рух за маршрутними листами. Електронний чек, роздрукований або збережений з Реєстру фіскальних чеків ДПС, має таку саму юридичну силу, як і паперовий оригінал.

1. Бухгалтерський та податковий облік орендованого авто і паливних карток

Оренда автомобіля:

• Відповідно до Цивільний кодекс України, ст. 801 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3868, витрати, пов’язані з використанням транспортного засобу (зокрема заправка пальним, ремонт, паркування), несе наймач (орендар), якщо інше не встановлено договором.
• Орендований автомобіль зараховується на позабалансовий рахунок 01 «Орендовані необоротні активи» за вартістю, визначеною в акті приймання-передачі.

Облік паливних карток: Порядок відображення залежить від умов договору з АЗС:

• «Літрова» картка (при передоплаті фіксуються кількість літрів і ціна, постачальник надає видаткову накладну, а пальне переходить на відповідальне зберігання постачальнику):

Дт 371 — Кт 311 — перераховано передоплату;
Дт 641/ПДВ — Кт 644 — податковий кредит за зареєстрованою податковою накладною постачальника (Податковий кодекс України, п. 198.2);
Дт 203/Картка — Кт 631 — оприбутковано оплачене пальне за видатковою накладною;
Дт 631 — Кт 371 — зараховано заборгованість;
Дт 203/Бак авто — Кт 203/Картка — фактична заправка на АЗС (за чеком РРО/звітом постачальника);
Дт 23, 91, 92, 93 — Кт 203/Бак авто — списання фактично використаного пального в межах норм за підсумками місяця на підставі подорожніх (маршрутних) листів та акта списання.
«Грошова» картка (кошти перераховуються як аванс, вибір пального та ціна фіксуються в момент заправки):Дт 371 — Кт 311 — поповнення рахунку картки;
Дт 641/ПДВ — Кт 644 — податковий кредит на підставі податкової накладної (за першою подією — передоплатою);
Дт 203/Бак авто — Кт 631 — отримання пального на АЗС (на дату заправки за чеком або підсумковим звітом/накладною);
Дт 631 — Кт 371 — списання використаного авансу;
Дт 23, 91, 92, 93 — Кт 203/Бак авто — списання витраченого пального за маршрутним листом та актом.

2. Заправка у вихідні дні, о 8:15 та під час повітряних тривог
Чи є порушенням заправка о 8:15 або у вихідний день? Ні, це не є порушенням. Законодавство України не містить заборони на купівлю чи заправку ПММ у будь-який час доби. Проте податкові органи під час перевірок аналізують співвідношення часу в чеку РРО та робочого графіка водія. Якщо водій за графіком працює з 09:00, а заправка відбулася о 08:15 або в суботу, податківці за відсутності пояснень можуть стверджувати, що авто використовувалося в особистих цілях працівника, і визнати вартість пального додатковим благом за Податковий кодекс України, пп. «а», «г» пп. 164.2.17 із нарахуванням ПДФО (18%), військового збору (5%) та компенсуючого ПДВ за п. 198.5 ПКУ.

Як захиститися від претензій:Заправка о 8:15: Це підготовчо-заключний час або завчасна заправка для забезпечення готовності транспорту до своєчасного виконання службових завдань з 09:00.

Заправка в неробочий час / через повітряні тривоги: В умовах воєнного стану робота АЗС під час тривог зупиняється, що створює черги та затримки. Завчасна заправка в непіковий/неробочий час зумовлена безпековими чинниками та виробничою необхідністю (щоб авто було готове до рейсу і робочий процес не переривався).

Заправка у вихідні: Дозволяється, якщо водій перебуває у службовому відрядженні, залучений до чергування на підставі наказу або завчасно заправляє бак для виїзду в рейс у понеділок зранку.
Головний критерій безпеки: щоб обсяг пального з чека відповідав залишку в баку та подальшому виробничому пробігу, зафіксованому в маршрутному/подорожньому листі.

3. Необхідні внутрішні документи та їх зразки
Підприємству необхідно мати:

• Договір оренди автомобіля (якщо автомобіль орендується у фізособи — обов’язкове нотаріальне посвідчення згідно з Цивільний кодекс України, ст. 799) та акт приймання-передачі ТЗ.
• Наказ про використання орендованого авто, закріплення його та паливної картки за працівником, а також встановлення правил експлуатації (зокрема в неробочий час і під час тривог).
• Наказ про встановлення норм витрат палива.
• Маршрутний (подорожній) лист, розроблений підприємством (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9).
• Щомісячний Акт на списання пального.

Чи має роздрукований чек таку саму юридичну силу? Так, має. Відповідно до Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг», ст. 2, розрахунковим документом є документ установленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек тощо), створений у паперовій та/або електронній формі.

Електронний фіскальний чек, сформований сервером ДПС та отриманий через відкритий пошуковий сервіс «Пошук фіскального чека» (cabinet.tax.gov.ua/cashregs/check), містить усі фіскальні реквізити, час заправки, номер касового апарата та фіскальний номер документа.

Паперова копія роздрукованого електронного чека або збережений електронний документ відповідає вимогам Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9 до первинних документів. Такий чек у поєднанні зі щомісячним звітом (деталізацією) компанії-емітента паливної картки повністю підтверджує дату, час, літраж та факт заправки. Додатково до роздруківки рекомендується додати бухгалтерську довідку або пояснювальну записку водія про втрату первинного паперового чека та формування електронного аналога з офіційного реєстру ДПС.

Раді допомогти, звертайтесь ще!