Виправлення помилок у нарахуванні матеріальної допомоги працівнику

Помилку з додатковим нарахуванням 14 824,68 грн виправляти можна лише за згодою працівника, оскільки це не лічильна, а «нелічильна» помилка в застосуванні колдоговору, а в об’єднаній звітності її виправлення проводять через перерахунок і сторнування сум у місяці виправлення.

Обґрунтування

1. Чи можна стягнути з працівника 14 824,68 грн. Це переплата через неправильне застосування умов колективного договору, тобто помилка не арифметична. У такому випадку згідно зі статтею 1215 Цивільного кодексу України безпідставно виплачена заробітна плата та прирівняні до неї виплати не підлягають поверненню, якщо не було рахункової помилки і недобросовісності працівника. Стягнути суму в примусовому порядку на підставі ст. 127 КЗпП можна лише у разі лічильної помилки та протягом одного місяця з дня неправильної виплати, що тут не має місця. Тому правомірне «зняття» можливо лише, якщо працівник добровільно погодиться повернути кошти (заява на утримання або внесення в касу/на рахунок).

2. Алгоритм дій щодо повернення / невизнання переплати.

   • Якщо працівник згоден повернути суму:
     • отримати від нього заяву про добровільне утримання із зарплати або про повернення суми на рахунок/у касу;
     • у бухобліку відобразити повернення як повернення зайво виплаченої допомоги, без зміни первісно належної суми 36 300,00 грн.
   • Якщо працівник не згоден:
     • утримувати 14 824,68 грн із зарплати роботодавець не має права, оскільки немає рахункової помилки і минув строк для одностороннього утримання за ст. 127 КЗпП;
     • переплату віднести на витрати роботодавця (як надлишково нараховані виплати, що не підлягають стягненню).

3. Виправлення в об’єднаному розрахунку (Додаток 1 та 4ДФ). Випавляти звітність потрібно лише за умови, що працівник фактично повертає (або згоден утримати) суму, оскільки тоді змінюється база для ПДФО, ВЗ та ЄСВ. У такому разі:

   • у місяці повернення/сторнування формуєте уточнюючий або «звітний новий» (залежно, чи вклалися в граничний строк), і:
     • по Додатку 1 – від’ємним рядком (через відповідні коди типу нарахувань) сторнуєте надміру нараховану суму допомоги та ЄСВ за період, де була переплата, і другим рядком з правильними сумами показуєте належний дохід;
     • по Додатку 4ДФ – через два рядки із ознакою 1/0 у графі 10: один на виключення помилкових сум, другий – на додавання правильних.
   • якщо працівник не повертає суму і ви її не утримуєте, об’єднаний розрахунок за травень–червень не коригують, оскільки фактично дохід і податки залишаються у працівника, а переплата стає витратами роботодавця.

4. Ризики оскарження утримань. Якщо роботодавець спробує утримати 14 824,68 грн без заяви працівника, працівник має підстави вимагати повернення утриманої суми, посилаючись на статтю 1215 ЦКУ та норми про утримання із зарплати. Судова практика, виходячи зі змісту цієї статті, зазвичай стає на бік працівника, коли помилка не є рахунковою та працівник діяв добросовісно.

У вашій ситуації переплату можна «зняти» лише як добровільно повернуту працівником суму, після чого проводити сторнування й перерахунок податків та ЄСВ у періоді виправлення.