Витрати ФОП на пальне та інші витрати для нагляду

Так, ФОП на загальній системі може включати до витрат вартість палива, якщо поїздки безпосередньо пов’язані з технічним наглядом об’єктів, і також може враховувати інші документально підтверджені витрати, прямо пов’язані з отриманням доходу (зв’язок з діяльністю, оплата, первинні документи).

Обґрунтування

1. Можливість включити паливо до витрат. До витрат ФОПа на загальній системі належать витрати на сировину, матеріали, товари, паливо й енергію, які можуть бути безпосередньо віднесені до конкретного об’єкта витрат, зокрема до надання послуг (тут – послуг технічного нагляду) згідно з пп. 177.4.1 ПКУ. У вашій ситуації паливо використовується для поїздок до об’єктів нагляду, тобто безпосередньо пов’язане з виконанням договорів і отриманням доходу.

2. Умови для врахування витрат на паливо. Щоб паливо потрапило до витрат, мають одночасно виконуватись умови з п. 177.2, 177.4 ПКУ:

   • є реальний зв’язок з господарською діяльністю (поїздки саме до об’єктів технагляду);
   • витрати фактично оплачені у звітному періоді;
   • наявні первинні документи: фіскальні чеки/рахунки за паливо, виписки банку, договір(и) на технічний нагляд, акти виконаних робіт, подорожні листи чи інша фіксація маршруту і пробігу, що показує поїздки до конкретних об’єктів.

3. Обмеження та практичний підхід до авто. ПКУ прямо дозволяє включати паливо до матеріальних витрат, але важливо мати можливість показати, що поїздки стосуються саме діяльності ФОПа, а не особистих поїздок (п. 177.4, пп. 177.4.1 ПКУ). Якщо автомобіль використовується і для особистих потреб, до витрат доцільно відносити лише частину пального, пропорційну службовому пробігу, зафіксованому у внутрішніх подорожніх листах чи аналогічному обліку.

4. Інші витрати, які можна включити. Згідно з п. 177.4 ПКУ, до витрат ФОПа, що здійснює технічний нагляд, за наявності зв’язку з діяльністю та документів можна відносити, зокрема:

   • послуги зв’язку (мобільний, інтернет), пов’язані з роботою;
   • банківські комісії за розрахунково-касове обслуговування;
   • оренду офісу чи робочого місця, гаража чи стоянки, якщо використовуються у діяльності;
   • ремонт та експлуатацію майна, яким користуєтесь у роботі (наприклад, ремонт авто, що використовується для виїздів на об’єкти);
   • витрати на придбання інструментів, приладів, комп’ютерної техніки, витратних матеріалів, які безпосередньо потрібні для виконання технічного нагляду (як матеріальні витрати або через амортизацію, якщо це основні засоби, згідно з пп. 177.4.6 ПКУ);
   • інші послуги, прямо пов’язані з наданням ваших послуг (наприклад, професійне програмне забезпечення, хмарні сервіси, друк технічної документації).

5. Загальні правила фіксації витрат. Всі витрати мають бути відображені в Типовій формі обліку доходів і витрат, затвердженій наказом Мінфіну №261 від 13.05.2021, на підставі первинних документів. Об’єктом оподаткування є чистий дохід, тобто дохід мінус документально підтверджені витрати, пов’язані з діяльністю.

За умови належного документального підтвердження та зв’язку з послугами технічного нагляду вартість палива та наведені вище витрати можуть законно зменшувати ваш оподатковуваний дохід.