Відшкодування витрат на бензин для директора бюджетної установи

Надаємо відповідь на ваше питання.

Для того щоб поїздка директора вважалася офіційним службовим відрядженням (або службовою поїздкою), а витрачені кошти на бензин були законно відшкодовані без нарахування податків (ПДФО, військового збору та ЄСВ), вам потрібно правильно задокументувати статус автомобіля та саму поїздку.

Для цього необхідно:

1.Автомобіль вищого розпорядника має отримати офіційний статус службового транспорту для вашої установи на час поїздки. Між вашою установою та вищим розпорядником має бути документ, на підставі якого вам надали авто (наприклад, договір безоплатного користування (позички), акт приймання-передачі автомобіля у тимчасове користування або офіційне розпорядження/наказ вищого розпорядника про виділення автомобіля для забезпечення службової поїздки вашого керівника).

2. Наказ про службове відрядження. Щоб поїздка вважалася робочою, видається наказ про службове відрядження (або наказ про службову поїздку) за підписом директора. У наказі чітко зазначається мета поїздки, дати, пункти призначення (конкретні адреси ваших двох відділень) та обов'язково вказується, що відрядження здійснюється на службовому автомобілі, наданому вищим розпорядником (зазначити марку, держномер.

3.Розподіл витрат. Оскільки поїздки стосувалися різних відділень (наприклад, філій чи відокремлених підрозділів), у наказі або в окремому кошторисі можна прописати, які саме завдання виконувалися для кожного відділення. Проте для бухгалтерії головне — загальний кілометраж та зв'язок із господарською діяльністю установи.

4. Документи для відшкодування коштів за бензин:

- Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (авансовий звіт);

- До звіту обов'язково додаються оригінали розрахункових документів (чеки РРО / квитанції) з АЗС. Важливо, щоб дата та час на чеках збігалися з часом перебування у відрядженні чи на маршруті;

-Подорожній лист (або аналог): Бухгалтерія повинна мати документ довільної форми (наприклад, подорожній лист службового автомобіля), де зафіксовано: маршрут поїздки, показання спідометра (до та після), фактично витрачене пальне. Витрата бензину має списуватися суворо в межах затверджених норм для цієї моделі авто;

5. Провести відшкодування безпосередньо за КЕКВ 2210 . Згідно з Інструкцією щодо застосування КЕКВ № 333, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0456-12#Text придбання пально-мастильних матеріалів (ПММ) здійснюється саме за КЕКВ 2210. Державна казначейська служба та аудитори погоджуються з тим, що придбання пального підзвітною особою може проводитися за цим кодом, оскільки за своєю економічною суттю це є закупівлею матеріальних цінностей для потреб установи.

Раді допомогти, звертайтесь ще!