Організація процесу видачі талонів водіям для заправки авто

Документальне оформлення

Видається наказ про призначення матеріально відповідальної особи (МВО) (наприклад, завідувача складу або механіка), яка веде облік та видає талони.

Рух талонів фіксують у спеціальній відомості, де водій обов'язково ставить свій підпис, підтверджуючи отримання бланка із зазначенням серії, номера та номіналу талона. Наявність підпису у відомості є фактом передачі права на заправку водієві.

Списання вартості пального на витрати відбуватиметься лише при його фактичному використанні, що підтверджуватимуть первинні документи (наприклад, подорожні листи).

Згідно з офіційною позицією ДПСУ (зокрема, у листі від 02.03.2026 № 1170/ІПК/99-00-21-02-02), чеки РРО з АЗС не є обов'язковими для оприбуткування та списання пального покупцем — юридичною особою. Оскільки пальне оплачене наперед, факт операції повністю підтверджують видаткові накладні, подорожні листи та акти списання.

Бухгалтерський облік

Придбані талони обліковують на субрахунку 203 «Паливо». Для зручності відкривають аналітичні рахунки: 203/талони на складі, 203/талони у водіїв та 203/паливо в баку.

• Дт 371 Кт 311 — Перераховано передоплату постачальнику за пальне.
• Дт 641/ПДВ Кт 644 — Відображено податковий кредит з ПДВ.
• Дт 203/талони на складі Кт 631 — Оприбутковано придбане пальне у вигляді талонів на склад підприємства.
• Дт 644 Кт 631 — Відображено суму ПДВ за отриманим пальним.
• Дт 631 Кт 371 — Проведено залік заборгованостей.
• Дт 203/талони у водіїв Кт 203/ талони на складі — Видано паливні талони водію під підпис.
• Дт 203/паливо в баку Кт 203/талони у водіїв — Відображено факт заправки автомобіля на підставі звіту водія або відмітки в подорожньому листі.
• Дт 23, 91, 92, 93 Кт 203/паливо в баку — Списано фактично використане пальне на витрати підприємства в межах норм.

Раді допомогти, звертайтесь ще!