Проблеми з документами та затримками у бюджетних установах для ВПО

Надаємо відповідь на ваше питання.

Щоб діяти максимально законно і правильно відобразити операції в обліку, потрібно виходити з базового правила бухгалтерського обліку: господарські операції відображаються в тому періоді, в якому вони фактично відбулися, на підставі первинних документів. Оскільки договори й акти приймання-передачі (або накладні) за травень та червень ви отримали лише у вересні, у вас відбулося несвоєчасне отримання первинних документів.

Дотримуйтесь наступного алгоритму дій, щоб врегулювати ситуацію з Державною казначейською службою (ДКСУ):

Зафіксуйте дату отримання документів. Напишіть доповідну записку на ім'я керівника установи або складіть внутрішній акт (протокол) бухгалтерської служби.

У документі чітко зазначити, що благодійна допомога фактично надійшла (або документи були надані благодійником) лише у вересні.

Обов'язково зареєструйте вхідні договори та акти у вересні. Це документально підтвердить, що вини бухгалтерії в пропущенні строків немає.

Складіть та подайте Довідку в натуральній формі поточним періодом (вереснем). До документів для реєстрації підкріпіть документ, де зазначено, коли благодійна допомога фактично надійшла.

Прямої інструкції на випадок затримки документів від благодійника в одному нормативному документі немає, оскільки законодавство апріорі вимагає від контрагентів дисципліни. Однак, якщо поєднати норми кількох законів та порядків, вимальовується чіткий і єдиний легальний механізм дій.

Відповідно до ч. 5 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність»,

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text господарські операції мають бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені. Але якщо первинні документи запізнилися, діє інше залізне правило: бухгалтер не має права вносити записи в облік без наявного документа (ч. 1 ст. 9 того ж Закону). Оскільки документи фізично зайшли у вересні, першим доступним періодом для їх відображення є вересень.

Стаття 116 Бюджетного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2456-17#n1735 містить перелік порушень. Серед них є «неведення бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку. Якби ви отримали документи в червні й не здали довідку — це було б пряме порушення. Але у вашому випадку є об'єктивна причина (затримка з боку благодійника). Щоб захистити себе від звинувачень у порушенні бюджетного законодавства, і потрібна доповідна записка (або внутрішній акт) з відміткою про реальну дату отримання документів. Для ревізорів (ДАСУ) та Казначейства це офіційне виправдання, яке доводить, що ви діяли оперативно: як тільки документи з'явилися — ви одразу провели їх через Казначейство та облік.

Раді допомогти, звертайтесь ще!