Документальне оформлення повернення коштів без заяви клієнта

За відсутності заяви від покупця скасування замовлення та повернення коштів підтверджується внутрішніми документами продавця, виписками банку та логами маркетплейсу. Законодавство не зобов'язує мати виключно паперову заяву споживача, якщо ініціатором розірвання угоди через неможливість виконання (відсутність товару) є сам продавець.

1. Документи, що замінюють заяву покупця
Для контролюючих органів факт повернення коштів та відсутність реалізації підтверджується таким пакетом документів:

• Електронний слід скасування на маркетплейсі: вивантаження (скриншот або реєстр замовлень) з кабінету продавця Prom.ua, де зафіксовано номер замовлення, дату, причину скасування («Немає в наявності», «Неможливо виконати») та зміну статусу на «Скасовано».


• Внутрішній розпорядчий документ (бухгалтерська довідка або наказ):
  
  складається у довільній формі із зазначенням реквізитів:
  
  
  
  • номер і дата замовлення на Prom;
  
  
  • причина розірвання угоди (відсутність товару / затримка поставки);
  
  
  • сума, що підлягає поверненню;
  
  
  • посилання на транзакцію повернення через Rozetka Pay.
  
  
  
  


• Звіт/квитанція платіжного сервісу (Rozetka Pay): квитанція чи реєстр успішного повернення (refund) коштів за конкретним ID замовлення.


• Банківська виписка за рахунком ФОП: якщо ви сплачували рахунок, виставлений системою Rozetka Pay для виконання повернення, збережіть виписку з чітким призначенням платежу: «Повернення коштів за замовленням №... від .... через Rozetka Pay, без ПДВ».

Відповідно до Податкового кодексу України, пп. 5 п. 292.11, до складу доходу платника єдиного податку не включаються суми коштів (аванс, передоплата), що повертаються покупцю в разі розірвання договору/скасування замовлення.

Якщо зарахування та повернення відбулися в одному звітному періоді (році/півріччі): сума не впливає на загальний обсяг оподатковуваного доходу.
Якщо повернення відбулося в наступному звітному періоді: у періоді отримання сума тимчасово потрапляє до доходу, а в періоді повернення на підставі банківських виписок та бухгалтерської довідки здійснюється коригування (зменшення) доходу в межах річного ліміту.

Раді допомогти, звертайтесь ще!