Втрата чеку: наслідки для авансового звіту і підприємства

Ні, втрата чека банкомата сама по собі не призводить до штрафів чи оподаткування, якщо факт зняття готівки підтверджується банківською випискою, а використання коштів на господарські потреби підтверджено належними первинними документами. Додавати чек банкомата до авансового звіту за наявності банківської виписки не обов’язково.

Відповідно до пп. 170.9.1, 170.9.2 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text витрати та операції із застосуванням платіжних інструментів підтверджуються документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, який містить визначену законодавством інформацію про виконані платіжні операції. Тому банківська виписка за корпоративним рахунком, у якій відображено дату, час та суму зняття готівки, є належним підтвердженням отримання працівником підзвітних коштів.

Оскільки працівник отримав готівку з корпоративної картки для здійснення господарських витрат, він зобов’язаний подати Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, відповідно до пп. «б» пп. 170.9.4 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

До авансового звіту додаються банківська виписка або зазначаються її реквізити, а також оригінали документів, що підтверджують понесені господарські витрати (фіскальні чеки РРО/ПРРО, товарні чеки, накладні, акти тощо). Якщо працівник використав не всю суму отриманої готівки, залишок коштів повертається до каси підприємства з оформленням квитанції до прибуткового касового ордера відповідно до п. 20 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні № 148 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17#Text.

Негативних податкових наслідків через втрату чека банкомата не виникає, якщо звіт подано та затверджено до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення виконання окремої цивільно-правової дії (пп. 170.9.3 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text), наявні первинні документи, що підтверджують фактичне використання коштів на господарські потреби, а невикористаний залишок своєчасно повернуто підприємству.

Податкові наслідки можуть виникнути лише тоді, коли працівник не підтвердить використання знятої готівки на господарські потреби або не поверне невикористаний залишок. У такому разі сума надміру витрачених коштів включається до оподатковуваного доходу працівника та оподатковується ПДФО за ставкою 18% із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512 (п. 164.5 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text) і військовим збором за ставкою 5%.

Раді допомогти, звертайтесь ще!