Необхідність наказу чи протоколу при використанні корпоративних коштів

Якщо директор використав кошти з корпоративної картки на власні потреби, а підприємство прийняло рішення не вимагати їх повернення, доцільно оформити рішення про надання директору доходу у вигляді додаткового блага. Саме таке рішення буде підставою для бухгалтерського обліку та оподаткування. Протокол загальних зборів потрібен лише тоді, коли відповідно до статуту саме учасники приймають рішення щодо виплат директору або якщо таке рішення належить до їх виключної компетенції (ст. 30 Закону України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» від 06.02.2018 № 2275-VIII – https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2275-19#Text).

Якщо статут не передбачає необхідності рішення загальних зборів, достатньо внутрішнього документа підприємства. Однак у вашій ситуації директор не може сам видати наказ про надання доходу самому собі. Доцільно, щоб такий наказ був виданий на підставі рішення учасника (або загальних зборів), або щоб єдиний учасник (загальні збори) одразу прийняли відповідне рішення.

Наприклад, ріешння може мати такий зміст: У зв'язку з використанням директором ПІБ коштів підприємства з корпоративної платіжної картки на особисті потреби у сумі 40 000,00 грн не вимагати повернення зазначених коштів. Визнати суму 40 000,00 грн доходом директора у вигляді додаткового блага. Доручити бухгалтерії нарахувати та сплатити податок на доходи фізичних осіб та військовий збір відповідно до вимог Податкового кодексу України, відобразити дохід у Додатку 4ДФ Об'єднаної звітності з відповідною ознакою доходу."

Після цього бухгалтерія оформляє бухгалтерську довідку, в якій зазначає підставу для списання дебіторської заборгованості директора та нарахування доходу у вигляді додаткового блага.

Якщо ж статутом передбачено, що питання матеріального заохочення чи інших виплат директору належать до компетенції учасників товариства, рекомендується оформити саме протокол загальних зборів (або рішення єдиного учасника), і на підставі нього нараховувати, а наказ не оформлювати.

Якщо кошти були зняті саме з корпоративної платіжної картки, спочатку вони вважаються коштами, виданими під звіт. Якщо директор не подав авансовий звіт та не повернув невикористані кошти у строки, встановлені законодавством, саме це є підставою для виникнення оподатковуваного доходу (пп. 170.9.1, 170.9.3 ст. 170 Податкового кодексу України – https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text). Тому бажано, щоб у матеріалах підприємства були також пояснення директора або авансовий звіт із зазначенням, що кошти використані на особисті потреби і не підлягають відшкодуванню. Це дозволить логічно пов'язати використання корпоративних коштів із подальшим оподаткуванням додаткового блага.

Раді допомогти, звертайтесь ще!