Обов'язковість звіту з ЄСВ під час закриття підприємства

Так, звітність з ЄСВ потрібно було подавати, бо директор формально перебуває у трудових відносинах; зараз слід відновити подання звітності за минулі періоди або припинити трудові відносини з директором і вже потім «закривати хвости» зі звітністю.

Обґрунтування

1. Чому звіт потрібно було подавати навіть без нарахувань
Директор залишається працівником, поки трудовий договір не припинено наказом і записом, отже трудові відносини тривають. Наявність трудових відносин означає обов’язок показувати такого працівника в об’єднаній звітності з ЄСВ, навіть без сумових показників, відображаючи дні трудових відносин та, за наявності, дні відпустки без збереження зарплати, як це випливає з практичного підходу до заповнення додатка Д1.

2. Звітність та ЄСВ при ліквідації юрособи
Під час ліквідації юридичної особи ліквідаційна комісія (ліквідатор, керуючий припиненням) зобов’язана організувати подання звітності до податкових органів та фондів соціального страхування за останній звітний період до затвердження ліквідаційного балансу, а також забезпечити проведення перевірок і подання первинних документів та регістрів обліку, що прямо передбачено ст. 111 Цивільного кодексу України. Це означає, що відсутність директора на місці не звільняє від обов’язку подати об’єднану звітність з ЄСВ за всі періоди до завершення ліквідації.

3. Що робити зараз: загальний алгоритм дій
Потрібно одночасно вирішити дві задачі: формально припинити трудові відносини з директором і відновити звітність. Доцільно діяти так:

1. Оформити звільнення директора.

• Обрати підставу припинення трудового договору (найчастіше для ліквідації ДП – пункт про ліквідацію підприємства згідно з КЗпП, з урахуванням загального підходу до звільнення при ліквідації та роз’яснень щодо можливості звільнення, навіть коли працівник відсутній або мобілізований).
• Видати наказ про звільнення, оформити запис у кадрових документах, надіслати директору повідомлення про звільнення доступними способами.

2. Визначити статус директора за весь період з січня 2025 року.

• Якщо формально він був у відпустці без збереження зарплати чи не працював з інших причин без оплати, у табелі мали б стояти відповідні позначки.
• У звітності за минулі місяці слід буде показати дні трудових відносин (гр. 14) і, за потреби, дні відпустки без збереження зарплати (гр. 13) без нарахованої бази ЄСВ.

3. Подати об’єднану звітність за всі пропущені періоди.

• Створити та подати об’єднані розрахунки за кожен звітний період, починаючи з 01.2025, із заповненим додатком Д1 по директору без сумових показників, але з коректними днями трудових відносин.
• Останній звітний період – місяць/квартал, у якому оформлено звільнення директора і фактично припинені всі трудові відносини.

4. Після подання всієї «простроченої» звітності ініціювати завершальні дії ліквідатора.

• Забезпечити проведення податкової/ЄСВ-перевірки, усунути виявлені порушення, після чого завершити ліквідацію та зняття з обліку як платника ЄСВ.

4. Можливі наслідки за несвоєчасну звітність і чому краще подати зараз
Порушення строків подання звітів з ЄСВ може тягти штрафи і пеню, але їх розмір та застосування оцінює контролюючий орган індивідуально. З огляду на тривалий період без звітності, менш ризиковою стратегією є самостійне виправлення ситуації шляхом подання всіх пропущених звітів до початку чи в ході перевірки, щоб показати добровільне усунення порушення.

Рекомендація:
Спочатку юридично завершити трудові відносини з директором (через наказ про звільнення в зв’язку з ліквідацією), паралельно підготувати й подати об’єднану звітність з ЄСВ за всі пропущені періоди з відображенням директора без сум, а далі разом з керуючим припиненням пройти податкову/ЄСВ-перевірку та закрити підприємство.

У вашій ситуації ключове зараз – якнайшвидше оформити звільнення директора і подати прострочену об’єднану звітність з коректними даними по трудових відносинах.